Tämä ohje pdf-muodossa
Videot:
- uudempi 17.9.2013 kurssilta Siirtyminen
suoraveloituksesta e-laskutukseen ja suoramaksuun
- vanhempi 14.5.2013 kurssilta Siirtyminen
suoraveloituksesta e-laskutukseen ja suoramaksuun
Malliaineisto c:\winvk\suora Asunto Oy Suoraveloitusmigraation
demoaineisto
1. Vastuunrajaus
Sinua neuvovat useat eri tahot:
- Oma tuttu pankkiyhteyshenkilösi neuvoo tarvittavien sopimusten teossa ja muissa pankkitekniikkaan liittyvissä kysymyksissä. Lisäksi pankin valtakunnallinen puhelinpalvelu saattaa sisältää puhevalikon "verkkolaskuasiat".
- Maksuliikenneohjelman toimittaja neuvoo Sinua pankkiyhteyden käyttämisessä.
- Atsoft neuvoo Sinua Asteri-ohjelmien käytössä.
Jos et tiedä, mistä kysyä neuvoa, kysy keneltä tahansa: toivottavasti kaikki osaavat neuvoa Sinut kysymään edelleen sieltä, missä asiaan osataan parhaiten vastata.
Ylläpitosopimukseen sisältyen Atsoft neuvoo Asteri-ohjelmien käyttöä. Neuvomme
- miten selvittämäsi tieto syötetään Asteri-ohjelmaan
- miten sanomat luodaan Asterilla ja sisäänluetaan Asteriin
Atsoft ei neuvo
- miten sanomat lähetetään tai noudetaan pankkiyhteydellä
- miten sanomien lähettämiseen tai sisältöön liittyviä pulmia selvitetään
- millä aikataululla ja rytmillä muuntoon ja e-laskutukseen liittyviä asioita tehdään
Näitä asioita on kyllä opastettu tässä ohjeessa, mutta ohjeet on annettu vain suuntaa-antavina esimerkkeinä siitä, miten asiat saattavat olla ja miten Asterin käyttö nivoutuu kokonaisuuteen.
Tässä ohjeessa viitataan pankkeihin, maksuliikenneohjelmiin ja FK:n ohjelmiin ja ohjeisiin, jotka eivät ole Atsoftin tuotteita. Atsoft ei näiltä osin missään määrin vastaa tässä ohjeessa annettujen neuvojen oikeellisuudesta, ajantasaisuudesta eikä käyttökelpoisuudesta. Ohjeet on annettu vain suuntaa-antavina esimerkkeinä, miten saatat löytää tarvitsemasi ohjeet ja toiminnot todellista tilannettasi varten.
2. (Kappale jätetty tarkoituksella tyhjäksi)
3. Suoraveloitus päättyi 31.1.2014 - mitä tilalle?
Suomalainen suoraveloituskäytäntö päättyi 31.1.2014.
Jos Sinulla on perinteisesti ollut maksajia suoraveloituksen piirissä, voit jatkossa valita kahdesta tavasta, jolla heitä laskutat. Vaihtoehdot ovat
A) perinteinen paperilasku ja
B) suoramaksu tai e-lasku
3.1. Mitä ovat suoramaksu ja e-lasku?
Suoramaksu ja e-lasku ovat Finvoice-verkkolaskuja. Niitä käyttäessäsi teet laskutusaineiston Asterilla entiseen tapaan, mutta tulostatkin sen Finvoice-tiedostoksi, jonka lähetät pankkiyhteydellä eteenpäin.
E-lasku on tarkoitettu niille maksajille, joilla on käytössään nettipankki. Suoramaksu on tarkoitettu niille maksajille, joilla ei ole nettipankkia vaan joille pankki luo "näkymättömän nettipankin". Ne luodaan Asterilla samaan tiedostoon ja ovat muodoltaan samanlaiset, tietojen joukossa on vain merkki, onko kyseessä e-lasku vai suoramaksu.
Suoramaksu tulee veloitetuksi maksajan tililtä eräpäivänä. E-lasku tulee samoin veloitetuksi, jos maksajalla on nettipankissaan ruksattuna automaattihyväksyntä päälle, muussa tapauksessa maksaja voi helposti napsauttaa sen maksettavaksi. Kaikki veloitukset tapahtuvat tietysti vain, jos kate riittää jne.
3.2. Mitä pitää tehdä ennen kuin pääsee laskuttamaan suoramaksuja/e-laskuja?
Finvoice-järjestelmän käyttö kuluttajien laskuttamiseen vaatii, että laskuttajayritys ilmoittautuu verkkolaskuttajaksi. Laskuttajan on siis tehtävä pankin kanssa tarvittavat sopimukset. Lisäksi laskuttajan on lähetettävä laskuttajailmoitus, jotta laskuttajatiedot latautuvat Finvoice-järjestelmään.
Ilmoitusten lähettämiseksi ja vastaanottamiseksi on oltava jokin pankkiyhteys. Tätä varten laskuttajalla voi olla vaikkapa
- verkkopankkipalvelu (esim. Nordea Classic verkkopankki)
- erillinen pankkiohjelma, hankittuna pankista (esim. OP Kultalinkki) tai maksuliikenneohjelmistojen toimittajalta (kolmannen osapuolen tuotteet)
Asteri-ohjelma kannattaa päivittää joka kerta ennen kuin teet seuraavaa Finvoice-laskutukseen ja Ilmoittamispalveluun liittyvää työvaihetta, koska hyviä uusia ominaisuuksia ja korjauksia voi tulla kokemuksen karttuessa.
Maksajien on ilmoittauduttava e-laskun tai suoramaksun saajaksi. Verkkopankkia käyttävät tekevät sen verkkopankissa. Kassa-asiakkaat pankin kassalla.
3.3. Käyttönotto
(1) Tee pankkisi kanssa sopimukset e-laskutusta ja suoramaksulaskutusta varten. Sovi myös tavasta, miten Asterilla tehty finvoice.xml tiedosto lähetetään pankkiin
(2) Tee Asterilla laskuttajailmoitukset ja lähetä ne pankkiin.
(3) Parin pankkipäivän kuluttua lue pankkiyhteydelläsi e-laskutuksen/Finvoicen/verkkolaskutuksen (virhe)palautteet. Jos on virheitä, tulkitse ne tai pyydä apua niiden tutkimiseen pankistasi.
(4) Pyydä maksajia ilmoittautumaan e-laskun vastaanottajiksi nettipankissaan tai suoramaksun vastaanottajiksi pankkikonttorissa.
(5) Nouda pankkiyhteydelläsi vastaanottoilmoitukset ja lue ne sisään Asteriin.
(6) Tee Asterilla Finvoice-laskuaineisto ja lähetä se pankkiyhteydelläsi. Asteri Isännöinnissä luonteva Finvoice-laskutusrytmi on yleensä kerran kuussa. Asteri Lähetelaskutuksessa luonteva Finvoice-lähetysrytmi on se, milloin muutoinkin lähetät laskuja, taikka harvempi, kunhan aineistosi lähtee enemmän kuin 8 kalenteripäivää ennen eräpäivää.
(7) Vastaanottoilmoituksia tulee ripotellen aikaa myöten, kun paperilaskun saajat ilmoittautuvat verkkopankissaan e-laskun saajiksi tai pankin konttorissa suoramaksun saajiksi. Tästä syystä vastaanottoilmoitukset tulee hakea aina kun haluat lisätä uusia e-laskun/suoramaksun saajia laskutukseen.
3.4. Normaalin e-laskutuksen työvaiheet
Kun olet saanut ensimmäisiä vastaanottoilmoituksia, voit ryhtyä e-laskutusta tekemään.
Asteri Isännöinnissä on yleensä luontevaa toistaa e-laskutustoimenpiteet kerran kuussa, noin pari viikkoa ennen seuraavaa eräpäivää. Asteri Lähetelaskutuksessa e-laskutustoimenpiteet toistetaan siinä rytmissä kuin muutoinkin ollaan laskuttamassa, jos joukossa on e-laskutettavia tai suoramaksulla maksavia asiakkaita.
Säännöllisesti toistuvat työvaiheet ovat seuraavat:
- Asteri Lähetelaskutuksessa kirjoita laskut aivan kuten normaalistikin, mutta paperitulostuksen sijasta tai lisäksi tallenna laskut sitä mukaa kuin niitä olet kirjoittanut. Asteri Isännöinnissä lasket kuukausimaksut yleensä kerran vuodessa, joten kuukausittain ei tarvitse kuin ehkä korjata poismuuttaneiden tai lisäpalvelun ottaneiden kuukausimaksut.
- Lue vastaanottoilmoitukset siltä varalta, että mukaan on saattanut ilmoittautua uusia e-laskutettavia tai suoramaksulla maksavia asiakkaita.
- Tee e-laskuaineisto ja lähetä se.
- Lähetä suoramaksulla maksaville paperiset suoramaksun ennakkoilmoitukset
4. Laskuttajailmoitus
4.1. Mikä on laskuttajailmoitus?
Laskuttajayrityksen, eli siis Asteri Isännöinnissä kunkin taloyhtiön ja Asteri Lähetelaskutuksessa kunkin laskuttajayrityksen, on rekisteröidyttävä Finvoice-järjestelmään, jotta kaikki osapuolet tietävät, että ko. yritys lähettää kuluttajien e-laskuja. Rekisteröityminen tapahtuu lähettämällä laskuttajailmoitustiedosto.
Laskuttajailmoitus tarvitsee lähettää vain yhden kerran eli silloin, kun aiotaan ryhtyä käyttämään verkkolaskutusta laskutustapana. Laskuttajailmoituksen muutosviesti Sinun tosin kuuluu lähettää tarvittaessa, jos esim. laskuttajan pankkitilinnumero vaihtuu tms.
Kun laskuttajailmoitus on latautunut Finvoice-järjestelmään, se näkyy "koko maailmalle", mm. erilaisten verkkosivujen luetteloissa, joissa on verkkolaskuttajien tiedot. Samoin kun maksaja näppäilee verkkopankkiinsa laskuttajan lähettämän laskun tietoja, verkkopankkiin voi ilmestyä linkki, jota napsauttamalla maksaja tulee ilmoittautuneeksi e-laskun vastaanottajaksi. Tämän vuoksi maksajien vastaanottoilmoituksia voi alkaa tulla piankin sen jälkeen kun laskuttajailmoitus on lähetetty. Näin ollen vastaanottoilmoituksia kannattaa alkaa säännöllisesti noutaa piakkoin sen jälkeen kun laskuttajailmoitus on lähetetty.
4.2. Näin luot Asterilla laskuttajailmoituksen
Tarkista perustiedot
Tarkista, että Asteriin on syötettynä taloyhtiön/laskuttajayrityksen:
- suoraveloituksen palvelutunnus
- Asteri Isännöinnissä Määritä|Perustiedot, ensimmäinen välilehti
- Asteri Lähetelaskutuksessa Tiedosto|Suoraveloitus
- - Y-tunnus
- Asteri Isännöinnissä Määritä|Perustiedot, toinen välilehti
- Asteri Lähetelaskutuksessa Määritä|Perustiedot
- IBAN-tilinumerot
- Asteri Isännöinnissä Määritä|IBAN-tilinumero
- Asteri Lähetelaskutuksessa Määritä|Perustiedot
Tee laskuttajailmoitus
Valitse Asteri Isännöinnissä Tulosta|Finvoice-laskuttajailmoitus (SenderInfo) tai Asteri Lähetelaskutuksessa Tulosta|Laskuttajailmoitus (SenderInfo).
Palvelukoodi
Valitse 01 eli että tarjoat sekä e-laskua että suoramaksua.
Ilmoitustyyppi
Valitse "Uusi laskuttaja (ADD"), jos olet tekemässä laskuttajailmoitusta taloyhtiöstä/yrityksestä, joka ei ole aiemmin rekisteröitynyt Finvoice-järjestelmään laskuttajaksi.
Valitse "Laskuttajatietojen muutos (CHANGE)", jos laskuttajan tiedoissa on tapahtunut jokin muutos, jonka haluat ilmoittaa, esim. saajan tilinumeron muutos.
"Laskuttajatietojen poisto (DELETE)"-vaihtoehtoja ei pidä käyttää, koska laskuttajatietojen poiston yhteydessä katkeavat yhteydet myös kaikkiin niihin maksajien vastaanottoilmoituksiin, joita on ehtinyt kertyä ko. laskuttajalle.
HUOM! Laskuttajailmoituksen muutosta EI SAA missään nimessä tehdä lähettämällä DELETE ja ADD, vaan muutos pitää ehdottomasti tehdä CHANGE-viestillä!!!
Pankit
Rastita kaikki pankit, jotta minkä tahansa Suomessa toimivan pankin asiakas voi ilmoittautua e-laskun/suoramaksun vastaanottajaksi.
Tiedostonimi
Laskuttajailmoituksen tiedoston polun ja nimen saat valita itse, suuntaa antavia esimerkkejä:
c:\kldata\laskilmo_mallitalo.xml
c:\winvk\malli\laskuttajailmoitus.xml
c:\maksuliikenneohjelmannimi\laskuttajailmoitukset\mallitalo.xxx
Sopiva polku saattaa määräytyä esim. sen mukaan, haluaako maksuliikenneohjelmasi jonkin tietyn polun, esim. Kultalinkissä yleisesti käytetty polku on C:\KLDATA.
Laskuttajailmoitus on tärkeä säilyttää, koska mahdollisesti myöhemmin tehtävät muutosviestit (CHANGE) perustuvat siihen, että myös vanhentunut mutta Finvoice-järjestelmässä vielä voimassa oleva tilinumerotieto yms. on ilmoitettava. Tehdessäsi muutosviestiä Asterissa Sinun onkin annettava vanha tiedostonimi.
Asteri tekee laskuttajailmoituksesta automaattisesti varmuuskopion c:\asterivarmuus\laskuttajailmoitukset-kansioon, joten Sinun täytyy vain muistaa aika ajoin tehdä varmuuskopio erilliselle rompulle, muistitikulle, nauha-asemalle, ulkoiselle kovalevylle tai muulle sopivalle laitteelle.
Laskuttajatiedot
Paina Laskuttajatiedot-painiketta, niin saat syötettyä laskuttajailmoituksessa tarvittavia tietoja.
SenderInfoIdentifier-kenttään syötät vapaamuotoisen tunnisteen, josta itse tiedät, mistä aineistosta on kyse, esim. 1234
InvoiceSenderAddress-kenttään syötät verkkolaskun lähetysosoitteen, jonka löydät pankin tai verkkolaskuoperaattorisi sopimuksesta.
InvoiceSenderIntermediatorAddress-kenttään tulee pankkisi BIC-koodi tai verkkolaskuoperaattorisi välittäjätunnus.
PaymentInstructionIdentifier-kentän suositeltava arvo on 1. Tässä kentässä olevan arvon tulee olla sama kuin minkä syötät myöhemmin e-laskuaineistoa tehdessäsi EpiPaymentInstructionIdentifier-kenttään.
SellerInstructionFreeText-kenttään syötät vapaamuotoisen mutta pakollisen suomenkielisen ohjeen, jonka haluat välittää maksajalle. Esimerkkilauseita:
- "Maksu erääntyy kunkin kuukauden 5. päivä tai sitä seuraava pankkipäivä"
- "E-lasku ja suoramaksu tulee käyttöön syyskuussa 2013"
- "Ilmoituksen vastaanoton jälkeen emme toimita laskuja paperilla"
- "Tämä on testausta varten, älä tee vielä e-lasku tilausta"
- "Testausta varten. E-lasku tulee käyttöön keväällä 2014"
Tarvittaessa voit syöttää myös ruotsinkielisen ja englanninkielisen ohjeen.
SellerInvoiceTypeText-kenttään syötät suomenkielisen selitteen, mistä maksuista on kyse. Esimerkiksi Asteri Isännöinnissä vastike ja Asteri Lähetelaskutuksessa vuokra tai maksut tai jäsenmaksu
Sijaintipaikan maakoodiksi syötät yleensä FI ja sijaintipaikan maaksi Suomi
Kun tiedot on syötetty, paina OK, jolloin ohjelma palaa laskuttajailmoituksen teko -ikkunaan. Paina sielläkin OK, jolloin laskuttajailmoitus syntyy ja tulee näkyviin Muistioon.
4.3. Laskuttajailmoituksen lähettäminen ja seuraaminen
Laskuttajailmoitus lähetetään verkkopankkipalvelulla, pankkiohjelmalla tai muulla maksuliikenneohjelmistolla eteenpäin. Selvitä ko. palveluntarjoajilta tarkemmat ohjeet.
Esimerkkejä (olleet toimivia keväällä 2013)
Nordea tarjoaa mm. Yrityksen Classic-verkkopankkia, jossa lähettäminen tapahtuu kohdasta "Eräsiirto ja tiliotteet" ja edelleen "Lähetä aineisto Nordeaan".
Valitse aineiston tyypiksi "Laskuttajailmoitus (FIB2CLASS)" ja valitse Asterilla tekemäsi tiedoston nimi. Vahvista siirto vahvistustunnuksella. Seuraa ruudulla näkyviä palautteita.
Lähetettyäsi laskuttajailmoituksen, palaa edelliseen ikkunaan ja käy katsomassa myös "Lähetetyn aineiston tarkistus"-otsikon alta kohta "Laskuttajailmoitus".
Muutaman pankkipäivän päästä kannattaa noutaa virhepalautteet valinnalla "Nouda aineisto Nordeasta" ja "E-lasku eräsiirtoon palaute". Palautteen tulkitsemisesta ks. seuraava kappale.
OP tarjoaa mm. Kultalinkki 7-ohjelmaa.
Valitse "Palvelut|Lähetä muiden ohjelmien tekemiä aineistoja"
Valitse Lähetettävän aineiston lajiksi "Laskuttajailmoitukset (SI)"
Valitse lähetettävien aineistojen kansio tarvittaessa Vaihda-painikkeen avulla.
Kun sopivat aineistot ovat löytyneet, paina OK. Saatat heti saada palautteen, olitko edes valinnut laskuttajailmoitusaineistoa vai jotain muunmuotoista.
Jos aineisto oli oikeaa lajia, näet valitut ikkunassa
Kun olet valinnut kaikki haluamasi aineistot, paina Sulje.
Valitse "Pankkiyhteys|Käsittele kaikki palvelupyynnöt". Saat heti yhteystietoraportin kuvaruudulle.
Muutaman pankkipäivän päästä nouda palautteet valinnalla "Palvelut|Nouda aineistoja muille ohjelmille". Valitse aineiston lajiksi "E-laskutuksen virhepalautteet (XI)". Palautteen tulkitsemisesta ks. seuraava kappale.
4.4. Laskuttajailmoituksen (virhe)palautteet
Finvoice-järjestelmässä on periaatteena, että jos lähetetty aineisto on virheetöntä, siitä ei synny palautetta. Jos siis noutamalla ei löydy palautetta, lähetyksesi
- saattaa olla onnistunut täydellisesti
- saattaa olla vasta käsittelyssä eri pankeissa ja kannattaa odottaa muutamia päiviä ja noutaa palaute uudelleen
- saattaa puuttua kokonaan eli et ehkä ole lainkaan lähettänyt aineistoa
- et ehkä ole valinnut noudettavaksi oikeaa palautetta
Olipa kyseessä laskuttajailmoitus, vastaanottoehdotus taikka e-laskuaineisto, palautteet haetaan aina valinnalla "E-laskutuksen palaute", "Verkkolaskutuksen palaute", "Finvoice-palaute" tms., riippuen käyttämästäsi pankkiyhteysohjelmasta.
Jos palaute tulee, aineistossa on jotain virheitä, tarvittavia sopimuksia puuttuu tai on olemassa muu syy, miksi viesti ei mene perille. Aina kannattaa selvittää itselleen, mistä palaute johtuu ja täytyykö jotain korjata.
Palaute tulee xml-muotoisena tiedostona. Sen voi avata Muistioon ja esim. Muokkaa|Etsi-valinnalla hakea <Text> kohtia, joista näkee virhetekstin. Sen ympäristössä olevista kohdista näkee, mistä aineistosta on kyse.
Virhepalautetta voit katsoa selväkielisenä Asterin toiminnolla Finvoice|Tutki virhepalautteita.
Muistiosta saat edelleen tulostettua pulman paperille (Tiedosto|Tulosta) tai vaikkapa kopioitua sähköpostiviestiin (Muokkaa|Kopioi).
Ylläoleva virhepalaute ei itse asiassa ole laskuttajailmoituksesta (SENDERINFO) vaan vastaanottoehdotuksesta (PROPOSAL), jota käsitellään myöhemmin tässä ohjeessa, mutta sama toimintatapa soveltuu laskuttajailmoituksen pulmien tutkintaan.
Kun näet virhetekstin selväkielisenä, voit miettiä, miten pulma ratkaistaan. Voit katsoa vinkkiä esim. Nordean tai OP:n ohjeista, joihin on ikkunassa pikapainikkeet. Jos pulma ei ratkea helposti, voit kysyä neuvoa pankista, maksuliikenneohjelman toimittajalta tai Atsoftista.
Palautteita voi lukea selväkielisenä myös käyttämällä FK:n Arkistointiohjelmaa, joka löytyy sivulta
ja ohjeet siihen sivulta
Mahdollisia laskuttajailmoituksen virheilmoituksia voivat olla esimerkiksi mm.
2 Vastaanottajaa ei löydy. Kehyksen vastaanottajan tiedot virheelliset. Lähettäjän ilmoituksen osoite on muu kuin SENDERINFO
3 Palvelusopimus puuttuu. Lähettäjällä ei ole Finvoice-välityspalvelusopimusta palveluntarjoajan kanssa
4 Intermediatoria ei löydy. Kehyksen lähettäjän tai vastaanottajan tiedot virheelliset.
5 Sanoman Id ja aikaleima on jo käytetty
6 Muu virhe: tarkempi selvitys virheestä esim.Sanomalla annettu verkkolaskuosoite ei täsmää kehyksen verkkolaskuosoitteeseen
7 skeemavalidointivirheet
800 Muu ilmoittamispalveluun liittyvä virhe: <tarkempi kuvaus virheestä>.
803 Laskuttajailmoitus on jo olemassa
804 Laskuttajailmoitusta ei voida kohdistaa (käytetään CHANGE- ja DELETE-sanomien kanssa)
901 SellerDirectDebitIdentifier puuttuu Laskuttajailmoitukselta
Useat pulmailmoitukset ja -tekstit selventävät riittävästi, miten saat korjattua pulman.
Muussa tapauksessa katso pankkien ohjeita, esim.
http://www.nordea.fi/sitemod/upload/root/content/nordea_fi_fi/yritysasiakkaat/laskutus_maksaminen/palvelukuvaukset/e_lasku_kuluttaja_laskuttajan_ohje_liite.pdf sivulta 13 alkaen on hyviä vinkkejä laskuttajailmoituksen ja vastaanottoehdotuksen virhepalautteiden selvittelyyn.
https://www.op.fi/media/liitteet?cid=151522849&srcpl=4 sivulta 20 alkaen on hyviä vinkkejä e-laskujen virhepalautteiden selvittelyyn.
4.5. Laskuttajailmoituksen jälkeen
Kun laskuttajailmoitus on mennyt perille, voit alkaa saada vastaanottoilmoituksia.
Asiakkaasi nimittäin näkevät nettipankissaan, että tarjoat e-laskumahdollisuutta. He voivat napsauttaa nettipankkiinsa ilmestynyttä linkkiä ja siten tilata Sinulta e-laskun.
Nettipankittomat asiakkaat puolestaan saattavat konttorissa asioidessaan tehdä suoramaksusopimuksen Sinulta.
Tämän vuoksi Sinun on heti laskuttajailmoituksen onnistumisen jälkeen siirryttävä osittaisesti siihen toimintatapaan, jota tulet käyttämään myös suoraveloitusmuunnon jälkeen. Eli aina noin pari viikkoa ennen seuraavaa eräpäivää taikka kun teet seuraava laskuja, nouda vastaanottoilmoitukset ja jos niitä on, ryhdy lähettämään e-laskuja ja suoramaksuja näille ilmoittautuneille asiakkaille.
5. (kappale jätetty tarkoituksella tyhjäksi)
6. Vastaanottoilmoitus
6.1. Mikä on vastaanottoilmoitus?
Jos maksaja napsauttaa verkkopankissaan linkkiä ja tilaa Sinulta e-laskun, syntyy vastaanottoilmoitus. Se on tiedosto, joka sisältää maksajan yhteystiedot, jotta pystyt lähettämään hänelle jatkossa e-laskuja.
Vastaanottoilmoitus syntyy myös, jos maksaja käy pankin konttorissa tekemässä suoramaksusopimuksen.
Jos käytät muuntopalvelua eli olet lähettänyt vastaanottoehdotukset, syntyy 69-79 kalenteripäivän päästä vastaanottoilmoitukset niiltä maksajilta, jotka eivät ole kieltäytyneet muuntumasta suoraveloitettavista e-laskutettaviksi/suoramaksuasiakkaiksi.
6.2. Vastaanottoilmoitusten nouto
Asteri Lähetelaskutus ja Asteri Isännöinti osaavat lukea vastaanottoilmoitustiedostoja ja kirjoittaa niissä esiintyvät maksajan yhteystiedot asiakaskortiston taikka maksajakortiston kenttiin. Näin saat automaattisesti päivitettyä maksajan verkkolaskuosoitteen ja tiedon siitä, haluaako ko. maksaja e-laskun vai suoramaksun. Tätä kautta heidän yhteystietonsa e-laskutusta varten menevät kuntoon.
Toimi näin Asteri Lähetelaskutuksessa/Asteri Isännöinnissä:
Luo vastaanottoilmoituksille oma kansio, esimerkiksi
c:\kldata\vastaanottoilmoitukset
c:\basware\vastaanottoilmoitukset tms.
Lue vastaanottoilmoitukset ko. kansioon.
Esimerkkejä:
Nordea Yrityksen Classic-verkkopankissa noutaminen tapahtuu kohdasta "Eräsiirto ja tiliotteet" ja edelleen "Nouda aineisto Nordeasta"-otsikon alta "Vastaanottoilmoitus"
OP:n Kultalinkki 7:ssä valitse "Palvelut|Nouda aineistoja muille ohjelmille" ja valitse Noudettavan aineiston lajiksi "E-laskujen vastaanottoilmoitukset (RI)"
6.3. Vastaanottoilmoitus selväkielisenä
Jos haluat tietää, ketkä maksajat ovat vastaanottoilmoitustiedostossa, valitse Yritysluettelo/Taloyhtiöt-ikkunassa Finvoice|Vastaanottoilmoitus selväkielisenä.
Kirjoita Tiedostonimi-kohtaan sen vastaanottoilmoitustiedoston nimi, jota haluat tarkastella. Voit valita tiedoston myös Selaa-painikkeen takaa.
Kun olet valinnut tiedoston, paina Vastaanottoilmoitus selväkielisenä.
Muistiosta saat edelleen tulostettua paperille (Tiedosto|Tulosta) tai vaikkapa kopioitua muuhun ohjelmaan kuten sähköpostiksi (Muokkaa|Kopioi).
6.4. Vastaanottoilmoituksen sisäänluku Asteriin
Mene Yritysluettelo/Taloyhtiöt -ikkunaan ja valitse Finvoice|Sisäänlue vastaanottoilmoitus (ReceiverInfo).
Valitse kansio, jossa vastanottoilmoitukset ovat. Paina OK.
Ohjelma löytää oikean laskuttajayrityksen/taloyhtiön ja etsii sieltä viitenumeron/asiakasnumeron perusteella oikean maksajan. Sen kohdalle ohjelma kirjoittaa Koodirivi/Verkkolaskuosoite-kenttään maksajan IBAN+BIC+OVT+sähköpostiosoite ja eLaskuVaiSuoramaksu-kenttään joko "e-lasku" tai "suoramaksu", jotta saat tehtyä oikeanlaisen Finvoice-aineiston ja jotta se lähetettäessä löytää maksajalle perille. Sähköpostiosoite ei ole pakollinen tieto.
Asteri Isännöinnissä maksaja poistuu suoraveloituksesta, eli Suoraveloitus-kentän k-kirjain tyhjenee, mutta suomalainen tilinumero jää muistoksi talteen.
Asteri Lähetelaskutuksessa asiakas ei poistu suoraveloituksesta eli Laskutusosoite-kentässä oleva suomalainen tilinumero ei katoa, koska saatat tarvita sitä vielä.
Jos sisäänluvussa ilmenee pulmia, Asteri näyttää niistä ilmoitukset Muistiossa.
Onnistuneiden toimenpiteiden lista tulostuu paperille.
Käsitellyt tiedostot siirtyvät luetut-kansioon.
HUOM! Älä tuhoa vanhoja vastaanottoilmoituksia, koska ne pitää antaa "perinnöksi" mahdolliselle tulevalle isännöitsijälle.
6.5 Vastaanottoilmoitusten sisäänluku verkkolaskutiedoston lähettämisen jälkeen
Vastaanottoilmoituksia tulee ripotellen ja tietenkin myös sen jälkeen, kun on tehty suuresta massasta verkkolaskutiedosto. Miten kannattaa toimia?
Tapa 1:
Pidä tietyn päivämäärän jälkeen ko. kuukauden aineistoa "suljettuna", eli kun massaverkkolaskutiedosto on toimitettu pankkiin, siitä hetkestä eteenpäin tulevat uudet vastaanottoilmoitukset tulevat voimaan vasta seuraavasta kuusta.
Tapa 2:
Voit muuttaa tiedoston tallennustavan siten että jokaisesta verkkolaskusta
tulee oma tiedosto, jolloin voi ne yksittäiset verkkolaskut toimittaa
verkkopankin kautta eteenpäin.
7. E-laskujen ja suoramaksuaineiston luominen
E-lasku eli kuluttaja-Finvoice on tapa lähettää lasku maksajalle sähköisesti nettipankkiin siten, että sen voi sieltä heti maksaa. Suoraveloitusten muunnon yhteydessä maksajan nettipankin asetuksissa on ko. e-laskun automaattihyväksyntä päällä, joten e-lasku menee saman tien maksuun. Ne maksajat, joilla ei ole käytössään nettipankkia, voivat käyttää suoramaksua eli Sinun lähettämäsi Finvoice-aineiston mukainen summa veloitetaan maksajan tililtä automaattisesti.
E-lasku- ja suoramaksuasiakkaille lasket Asteri Isännöinnissä kuukausimaksut tai teet Asteri Lähetelaskutuksessa laskut aivan samalla tavalla kuin perinteisellä paperilaskulla maksaville.
Luontainen laskutusrytmi on Asteri Isännöinnissä kerran kuussa, noin pari viikkoa ennen seuraavaa eräpäivää. Asteri Lähetelaskutuksessa e-laskuaineisto tulee luotua yleensä silloin, kun ollaan muutenkin kirjoitettu uusia laskuja.
Finvoice-toiminnolla voit tehdä sähköiset laskut, joista tulee suoritukset laskuttajan tilille kuten paperitilisiirroistakin.
Sähköisestä laskusta saapuu suoritus taloyhtiön/yrityksen pankkitilille ja siitä tulee merkintä ktl-tiedostoon tai camt.054-tiedostoon, jotka voit lukea Asteri Isännöinnin/Asteri Lähetelaskutuksen myyntireskontraan.
7.1. Valmistelut verkkolaskutusta varten
Finvoice-tiedostoon tulee mukaan kaikki ne maksajat, joilla on Maksajat-ikkunan Verkkolaskuosoite-kentässä (Asteri Isännöinti) tai Asiakaskortiston Koodirivi-kentässä (Asteri Lähetelaskutus) IBAN+BIC+OVT-tunnus+sähköpostiosoite
HUOM! OVT-tunnus on vain yrityksillä, jätä se tyhjäksi kuluttajalla
esim. yrityksellä
FI3329501800008512+NDEAFIHH+00371234567800000+maija.vilkkunen@kolumbus.fi
esim. kuluttajalla
FI3329501800008512+NDEAFIHH++maija.vilkkunen@kolumbus.fi
Sähköpostiosoite ei ole pakollinen tieto.
eLaskuVaiSuoramaksu-kentässä on oltava
"e-lasku", jos haluat että Finvoice-tiedostoon menee
INV01 eli e-lasku.
"suoramaksu", jos haluat, että Finvoice-tiedostoon menee
INV09 eli suoramaksu.
Jos haluat, että maksaja ei saa e-laskua eikä suoramaksua, tyhjennä Verkkolaskuosoite-kenttä ja säilytä verkkolaskuosoitetta väliaikaisesti esim. jossain lisätieto-ikkunassa tai muussa ohjelmassa tai paperilla.
7.2. E-laskuaineiston tekeminen
Yhdelle taloyhtiölle/laskuttajayritykselle kerrallaan
Asteri Isännöinnissä huoneistotilan toiminnolla Tulosta|Finvoice-verkkolasku. Asteri Lähetelaskutuksessa laskunsyöttötilan toiminnolla Tiedosto|Verkkolasku|Finvoice
Syötä ainakin
- isännöinnissä päivämäärärajaus, minkä päivien tavoitteet haluat laskuttaa, lähetelaskutuksessa laskunnumerorajaus
- Tallennus-välilehdelle tiedostonnimi, johon haluat laskut
- valitse Finvoice-versioksi 2.0, jolloin suoramaksu on mahdollinen
- Seller-välilehdelle laskuttajan Y-tunnus sekä osoite- ym. tiedot
- soap-env -välilehdelle laskuttajan verkkolaskuosoite eli IBAN ja BIC
Kaikille taloyhtiöille kerralla (Asteri Isännöinti):
- käy ensin asettelemassa kunkin yhtiön Finvoice-määritykset kohdalleen huoneistotilan toiminnolla Tulosta|Finvoice-verkkolasku
- jatkossa voit tehdä Finvoice-verkkolaskut yritysluettelo-ikkunan toiminnolla Finvoice|Luo Finvoice-verkkolaskuja
7.3 Aineiston tarkistaminen ja tarkastelu
Ennen lähettämistä tarkista finvoice.xml -tiedosto Nordean
Finvoice-muotoinen e-lasku -testityökalulla.
Esikatsele laskuja [Nettiselaimeen] -painikkeella
7.4. Lähettäminen pankkiin
Kirjoita paperille tai kopioi muistioon tallennettavan finvoice -tiedoston
polku ja nimi.
Lähetä tarkistettu ja tarkasteltu finvoice.xml -tiedosto pankkiin
verkkopankin eräsiirrolla tai pankkiyhteyohjelmalla. Tämän
osuuden neuvoo pankki tai pankkiyhteysohjelman toimittaja.
7.5. E-laskujen tarkastelu
Finvoice-verkkolaskuja voit tarkastella Yritysluettelo-ikkunan toiminnolla Finvoice|Finvoicen katselu
7.6. Suoramaksun tilisiirtolomakkeiden tulostaminen
Suoramaksuasiakkaille on lähetettävä ennakkoilmoituksena suoramaksun tilisiirrot tai laskut, jotta he tietävät, että tililtä on menossa ko. summa.
Asteri Isännöinnissä saat tulostettua suoramaksun tilisiirtolomakkeet Vuokrapaikat-työvaiheen Tulosta kaikkien tilisiirrot -painikkeesta. Myös osajoukolle tai SQL-rajatulle osajoukolle tulostaminen on mahdollista. Samoin huoneistotilan Tulosta|Tilisiirrot huoneistolle -kohdasta saat suoramaksun tilisiirtolomakkeita.
Asteri Lähetelaskutuksessa saat suoramaksun ennakkoilmoitukset tulostettua toiminnoilla Tulosta|Kolme tilisiirtoa arkille tai Tulosta|Eräajona.
Suoramaksun tilisiirtolomakkeissa kerrotaan, että lasku veloitetaan tililtä eräpäivänä. Lisäksi Euro-kentässä lukee "Suoramaksu", jotta maksaja ei vahingossa maksaisi laskua toistamiseen.
7.7. Suoramaksun peruutus
HUOM! Tarkista pankistasi, onko heillä suoramaksun peruutusominaisuus jo käytössä.
Jos haluat peruuttaa suoramaksuja, Sinun on lähetettävä suoramaksun peruutusaineisto viimeistään 4 pankkipäivää ennen eräpäivää.
Suoramaksun peruutusaineiston voit luoda Taloyhtiöt-ikkunan Finvoice-valikosta tai huoneistotilan Tulosta-valikosta.
Peruutusaineiston luontia varten Sinulla täytyy olla tallessa alkuperäinen Finvoice-veloitusaineisto, koska peruutustiedostoon täytyy saada samoja perustietoja kuin on alkuperäisessä laskuaineistossa.
Valitse alkuperäisen Finvoice-laskuaineiston tiedostonimi. Valitse, minkänimiseen tiedostoon haluat tehdä peruutusaineiston. Asteri Isännöinnissä voit rajata nimen, katuosoitteen, henkilötunnuksen, sähköpostiosoitteen tai viitenumeron perusteella, että peruutetaan vain jonkun tai joidenkuiden maksajien suoramaksu. Asteri Lähetelaskutuksessa on rajausmahdollisuus nimen, katuosoitteen, sähköpostiosoitteen, viitenumeron, Y-tunnuksen ja asiakasnumeron mukaan.
Kun painat OK, ohjelma luo peruutusaineiston. Lähetä se pankkiyhteydelläsi eteenpäin.
7.8. Suoramaksun peruutusilmoitusten tulostaminen
Kun peruutat suoramaksuja, asiasta on ilmoitettava ko. maksajille. Jos peruutus on sovittu maksajan kanssa esim. puhelimessa, asia lienee maksajalle selvä. Muussa tapauksessa maksajalle on lähetettävä peruutusilmoitus.
Asteri Isännöinnissä Vuokrapaikat-työvaiheen Tulosta kaikkien tilisiirrot .. osalle tai Osalle SQL -toiminnoilla voit rajata peruutusilmoituksen tulostukseen mukaan samat maksajat, joista olet luonut mahdollisesti rajatun xml-muotoisen peruutustiedoston.
esim. SQL-lause Asukainen Antti -nimisen maksajan rajaamiseen: SELECT Laskurivit.Huoneisto AS ID FROM Laskurivit INNER JOIN Maksajat ON Laskurivit.Maksaja = Maksajat.ID WHERE Maksajat.Nimi LIKE '*Asukainen Antti*' AND '' & eLaskuVaiSuoramaksu = 'suoramaksu' GROUP BY Huoneisto
Valitse täplä kohtaan "tulostetaan peruutusilmoitus".
Kun painat OK, saat peruutusilmoitukset paperille.
Asteri Lähetelaskutuksessa voit käyttää Tiedosto|Tulosta eräajona tai Tiedosto|Tulosta 3 tilisiirtoa arkille-toimintoa. Valitse täplä kohtaan "tulostetaan peruutusilmoitus".
7.9. Virhepalautteiden lukeminen
Kun lähetät e-laskuja ja suoramaksuja, on ensiarvoisen tärkeää lukea virhepalautteet, joita voi tulla 0-3 pankkipäivän kuluessa.
Virhepalautteista selviää, mitkä laskut eivät ole menneet perille ja syy perillemenemättömyyteen.
Niksi: OP:n Kultalinkkiohjelman käyttäjän kannattaa hakea pelkät virhepalautteet ja käsitellä ne kultalinkissä valitsemalla "[x] Noudetut laskut, virhepalautteet ja e-laskujen vastaanottoilmoitukset käsitellään kultalinkissä". Näin toimimalla virhepalautteista saa nopeammin selkoa.
Pankkiyhteyden jälkeen pääse tarkastelemaan e-laskutuksen virhepalautteita selväkielisenä
Vastauksia kysymyksiin
Verkkolaskuosoite on eri kuin maksajan IBAN?
Niin onkin. Verkkolaskuosoite näyttää IBANilta, mutta
se ei ole laskun maksajan pankkitili
Mistä tiedän, miltä maksajan tililtä lasku veloitetaan?
Et mistään. Maksajan tilitieto ei välity laskuttajalle.
Maksajalla on tili SEB pankissa (Skandinaviska Enskilda Banken AB)
Miten se hoidetaan kun SEB ei näy laskuttajailmoituksessa?
SEB ei tarjoa e-laskupalvelua.
Jos maksajalla on tili SEB pankissa, et voi lähettää hänelle
e-laskua. (tilanne 6.6.2013)
Nordean testityökalu herjaa Business rule errors 1 [?,?] SOAP
error: The processing instruction target matching "[xX][mM][lL]"
is not allowed (kuva).
Ei ole virhe. Tulee, jos tiedostossa on useita Finvoice laskuja. Voi tulla
yhdelläkin laskulla.
OP kultalinkki ei hyväksy muodostettua finvoice laskua vaan
ilmoittaa muotovirhe 39.42 ?
Lähetettävän aineiston laji on väärä
kultalinkissä.
Miten voin tarkistaa, onko finvoice.xml oikean muotoinen?
Nordean Finvoice-muotoinen
eLasku -testitykalulla yksi lasku kerrallaan
Lisätietoa
Asteri ohjelmien käyttäjätuki (09) 350 7530, atsoft@atsoft.fi