Paperiton kirjanpito, tulosteet , tositteet ja taltioinnit


Asterilla tehdyt kirjanpidot tositteineen voidaan tehdä paperittomiksi.
Tulosteet pidetään paperilla tai sähköisellä paperilla, esimerkiksi pdf muodossa.
Kirjanpitolain uudistus 1.1.2016, 2. luku 7§ määrittelee esimerkiksi kirjanpidon taltioinnit helpoiksi.
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1997/19971336

Asterin kannalta paperittoman kirjanpidon mahdollisuudet ovat olleet ainakin vuodesta 2003 alkaen.

Kirjanpitolautakunta on antanut yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistosta 1.2.2011
http://ktm.elinar.fi/ktm/fin/kirjanpi.nsf/all/98CA1240D57D5BD0C225782C003E0FCF?openDocument
Se on monelta osin kumoutunut 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain johdosta

Sähköisen kirjanpidon esimerkki:

Tässä on selostus miten esimerkiksi "malli" yhdistys toteutti vuoden 2016 kirjanpidon ja tilintarkastuksen sähköisesti.
Kaikki tositteet tulostettiin pdf tiedostoiksi. Siis paperin sijaan tehtiin sähköiseksi paperiksi.
Ne taltioitiin keskenään samaan kansioon C:\kpidot\malli\2016>. Tositteen tulosteet saivat ensin nimiksi sellaiset kuin ne skannatessa alunperin olivat.
Kirjanpidon tekemisen yhteydessä tositteen nimi muutettiin tositenumeroksi ja/tai selite 2:ssa olevaksi tekstiksi.
Selite 2:ssa oleva teksti oli esimerkiksi "Sukujuhla", "Jäsenmaksu 2016" tai "Lehden painatus".
Suurin määrä saatuja maksuja oli jäsenmaksuja. Kirjanpitoa tehdessä tositenumerot merkittiin pankista saatuhin tiliotteisiin.
Tiliotteet skannattiin, kukin tiliote erikseen omaksi tiedostokseen. Tiliote sai nimekseen tositenumeroiden mukaisen nimen vaikka 16-32.pdf.
Lisäksi kaikki tiliotteet skannattiin yhdeksi tiedostoksi. Se taltioitiin nimellä "Jäsenmaksu 2016.pdf" sekä nimellä "2016 tiliotteet"

Olemme nykyään käyttäneet myös CANON ImageFORMULA P-215 skanneria. Sen hinta lienee nykyään 275.00 - 335.00 paikkeilla.
Skanneri on pieni kooltaan. Sitä voi käyttää vaikka matkoilla, koska se ottaa virran kannettavasta tietokoneesta USB kaapelilla.
Sen nopeus näyttää parhaimmillaan olevan 30 kopiota minuutissa.Sillä voidaan skannata myös kaksipuolisia tositteita.
Se skannaa siis A4 paperiarkkeja ja pienempiä. Jos tilikirjaa skannataan niin kamera on silloin toimiva.

Canon skanneri



Kirjanpitoa tehdessä kirjoitettiin selite kakkoseen se teksti joka on tiedoston nimenä.
Jäsenmaksujen kohdalla merkittiin "Lsno" sarakkeeseen tiliotteen pdf tiedoston nimi, esimerkiksi 16-32.
Niitä ei taltioitu erikseen tositteen numeroisiksi, koska tiedostoja olisi tullut tarpeettoman paljon.
Lisäksi jäsenmaksun selite 2:ksi kirjattiin sana "Jäsenmaksu 2016"
Tilikaudesta tulostettiin TILIKAUSITULOSTE (HTML). Se taltioitiin samaan kansioon missä tositteet ovat.
http://www.atsoft.fi/wklinkittositteisiin.htm
Se tuloste on riittävä vuoden kirjanpidon tulosteeksi. Se aukeaa nettiselaimella. Kunkin tositteen kohdalla saa tositteen katsottua.

Lisäksi samaan kansioon tulostettiin
- kansion sisällysluettelo selostuksineen. Nimeksi annettiin " 0 Sisällysluettelo.pdf"
- tilinpäätös pdf muotoisena. Se on samanlainen kuin aiemmin "Tasekirja"
- tilinpäätöksen viimeinen sivu wordin tekstinä. Sen sivun voi kukin tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja palauttaa.
- tiliotteiden yhteinen tuloste "2016 tiliotteet"
- tilikartan ja tilinpäätösrungon tarkistustuloste selvitykseksi tilien sisällöistä. Tarkennuksia tilien sisällöistä voitiin täydentää.
- tiedostojen nimet laitettiin sellaisiksi että "0 Sisällysluettelo.pdf" asettuu resurssienhallinnalla ensimmäiseksi ja "Tilikausituloste.html" asettuu viimeiseksi.

Kansio kaikkine sisältöinen lähetettiin hallituksen jäsenille.
He tarkistivat kirjanpidon. Tilinpäätöksen viimeisen sivun kukin tulosti, allekirjoitti, skannasi ja palautti.

Kansio lähetetään aikanaan toiminnantarkastajille sitten kun myös allekirjoitukset ovat lähetettävissä.


Omia kommenttejamme
Eri tilanteissa osa aineistoa kannattaa pitää sähköisinä ja osa paperisina, siten kuin kustannuksiltaan on edullisinta.
Paperille tulostettu ja taltioitu säilyy kymmeniä vuosia. Tietokoneet ja järjestelmät muuttuvat kaikenaikaa.
Sähköinen taltiointi helpottaa niiden toimia jotka osaavat tietokoneitaan käyttää.
Kyseiseen kansioon voi omaa käyttöä varten taltioida myös tilikartan, tilinpäätösrungon ja tämän sekä edellisen tilikauden tietokannat.
Tilikauden tiedosto MA16.WKP on kirjanpidon työkalu. Sitä voi lukea jos kirjanpito-ohjelma on lukijalla käytettävissä.
Näyttää siltä että sekin olisi taltioinnin kannalta lain mukaan riittävä, jos kirjanpito-ohjelma on käytettävissä.
HTML tuloste on ilman lisäkustannuksia katsottavissa. Siitä on ylivoimaisen helppo tarkistaa kirjanpitoa.
Mielestämme tarvitaan HTML tai PDF tulosteet päiväkirjasta ja pääkirjasta, jotta aikanaan vaikkapa konkurssipesä saa kirjanpidon tutkittavaksi ilman lisäkustannuksia.
Jos aineisto pidetään vain paperisena, niin se olisi vaikka postitse lähetettävä hallituksen jäsenten ja toiminnantarkastajien kesken.

Lähetä kommentit ja kysymykset mielellään heti Atsoftiin


Allaoleva kysymys ja vastaus on alunperin kirjoitettu vuonna 2003.

Johdanto: avainsanana pdf tiedostomuoto

Mitä tarvitaan paperittomaan kirjanpitoon

Tulosteet sähköiseen muotoon.

Tositteet sähköiseen muotoon

Cd-levyn tekeminen

Cd-levyn selaaminen ja tutkiminen (asiakkaat ja tilintarkastajat)

Sähköiset tulosteet paperitulosteiksi

Lisätietoa


Oliko tästä sivusta apua? Jäikö jotain puuttumaan? Tiedätkö jotain lisättävää? Lähetä kysymyksesi tai rakentava palautteesi tällä lomakkeella suoraan Atsoftiin.
Oli hyötyä
ei ollut hyötyä

Nimi:
Yritys:
eMail:
Kirjoita viestisi tähän, luemme jokaisen viestin:


Oliko tästä sivusta apua? Jäikö jotain puuttumaan? Tiedätkö jotain lisättävää? Lähetä kysymyksesi tai rakentava palautteesi tällä lomakkeella suoraan Atsoftiin.
Oli hyötyä
ei ollut hyötyä

Nimi:
Yritys:
eMail:
Kirjoita viestisi tähän, luemme jokaisen viestin:


Kansilehti | Esitteet | Ylläpitosopimus | Hinnasto | Kurssit | Etätuki | Tilauslomakkeet
Tukisivut | Keskustelu | Uusimmat muutokset | Vuosipäivitykset | Yhteystiedot | Linkit | Palaute

Hae Atsoftin sivuilta:
Atsoft Oy Mäkinen | yhteystiedot | puh (09)350 7530 | atsoft@atsoft.fi | sivua päivitetty 7.5.2003 / jm 16.2.2017 /am