Paperiton kirjanpito, tulosteet Cd-levylle

Kysymys: Minulla on käytössä Asteri kirjanpito-ohjelma. Onko teillä antaa käytännön vinkkejä ettei tarvitsisi enää tulostaa päivä- ja pääkirjoja paperille vaan ne saisi tallennetua cd-levylle niin että tilintarkastajalle voisi antaa pinollisen mappeja sijasta yhden cd:n tutkittavaksi. Haluamme kuitenkin tulostaa paperitulosteet edelleen asiakkaille tarpeen mukaan.

Vastaus: Paperittoman kirjanpidon toteuttaminen Asteri ohjelmalla on täysin mahdollista. Tämä artikkeli käsittelee pintapuolisesti aihetta.

Johdanto: avainsanana pdf tiedostomuoto

Voit tulostaa minkä tahansa tulosteen Adobe PDF -tiedostomuotoon käyttämällä maksullista Adobe Acrobat 5.0 -ohjelmaa. PDF muotoinen tiedosto näyttää ihan samalta kuin paperitulostekin ja sen voi tulostaa paperille ja pdf tiedostosta tulostettu tuloste näyttää samalta kuin alkuperäinen ohjelmasta paperille otettu tuloste näyttäisi.

Asteri kirjanpito-ohjelman paperitulosteet voidaan tulostaa Adobe Acrobat ohjelmalla sähköisiksi PDF tiedostoiksi, jotka vastaavat ulkoasultaan paperitulostetta ja joita voidaan myöhemmin tulostella paperille tarpeen mukaan.

Ohjelman versiossa marraskuulta 2007 on lisäksi mahdollisuus tulostaa tilikausituloste HTML tiedostoksi. Siinä tulosteessa on lyhyt tase ja tuloslaskelma kaksi kautta rinnan, pitkä (tilikohtainen) tase ja tuloslaskelma kaksi kautta rinnan, vuoden päiväkirja sekä vuoden pääkirja. Tiedostoa voi lukea ja tulostaa nettiselaimella. Se on "porautuva" siten, että klikkaamalla tilikohtaisessa taseessa tai tuloslaskelmassa tilin numeroa, tulee pääkirja kyseisen tilin kohdalla näkyviin. Voidaan siis katsella joustavasti mistä tapahtumista kyseisen tilin saldo muodostuu. Klikkaamalla sitten pääkirjassa tai päiväkirjassa tositteen linkkiä, saadaan pdf-muotoinen tosite avautumaan ruudulle, edellyttäen että tositteet on tehty pdf-tiedostoiksi ja nimetty tositteen numeroiden mukaisesti.
Sähköiseksi tehty tilikausituloste voidaan lähettää tilintarkastajalle. Tilitoimisto voi rakentaa kotisivujärjestelmän, jossa on asiakaskohtaiset kansiot salasanoineen. Niihin kansioihin sitten tilitoimisto voi kopioida aineiston asiakkaansa katseltavaksi. (am 9.11.2007)

PDF (Adobe® Portable Document Format) -tiedostomuoto on avoin standardi sähköisten dokumenttien jakamiseen. Adobe PDF tiedostoja voi jakaa, tarkastella, selata sekä tulostaa maksuttoman Adobe Acrobat® Reader™ -ohjelman avulla. Yleisiä ongelmia Adobe PDF -ratkaisut Vastaanottajat eivät voi avata tiedostoja, koska heillä ei ole käytössään dokumenttien luonnissa käytettyjä sovelluksia. PDF-tiedoston saavat avattua kaikki. Tarvitaan vain maksuton Acrobat Reader -ohjelma Muotoilu, kirjasimet tai kuvat katoavat käyttöympäristöön, ohjelmaan tai versioon liittyvien yhteensopivuusongelmien takia. PDF-tiedostot näkyvät aina täsmälleen alkuperäisessä muodossaan huolimatta siitä, mikä kirjasin, ohjelma tai käyttöympäristö on käytössä Dokumentit eivät tulostu oikein ohjelmaan tai kirjoittimeen liittyvien rajoitusten takia. PDF-tiedostot tulostuvat aina oikein kaikista tulostuslaitteista. (lainattu ja lyhennetty 8.11.02 sivulta www.adobe.fi/products/acrobat/adobepdf.html)

Mitä tarvitaan paperittomaan kirjanpitoon

Asteri kirjanpito-ohjelman lisäksi paperittomuuteen siirtymiseen tarvitaan:

• Adobe Acrobat ohjelma, jonka avulla voit tulostaa kaikki paperitulosteet mistä tahansa windows ohjelmasta pdf-tiedostoiksi. Adobe Acrobatin mukana tulee "pdfWriter" niminen kirjoitinajuri
• Adoben sijaan käy myös jokin muu pdf muotoon tulostava ohjelma, esim pdfFactory
• Kirjoittava Cd-asema (Cd-r) jotta voit arkistoida ja jakaa kirjanpito-aineiston asiakasyritykselle ja asiakasyrityksen tilintarkastajalle
• Skanneri, jos haluat myös paperitositteet sähköiseen muotoon. Suosittelemme sellaisen HP:n skannerin ostamista, jonka mukana tulee hyviä ja käyttökelpoisia ohjelmistoja.
• Arkistointiohjelma, joka helpottaa tulosteiden ryhmittelemistä. Ei ole kuitenkaan välttämätön.

Tulosteet sähköiseen muotoon.

Asteri kirjanpito-ohjelman tulosteet saa sähköiseen muotoon seuraavin eri tavoini:

1. Määrittämällä oletuskirjoittimeksi Adoben pdfWriterin ja tulostamalla paperitulosteet sitten pdf tiedostoiksi.
2. tulosta päiväkirja levylle tai leikepöydän kautta muuhun ohjelmaan ja siellä tallennus -> luettavissa Muistiolla tai muulla tekstinkäsittelyllä
3. tulosta päiväkirja tai pääkirja koko tilikaudelta (*) levylle html -> luettavissa selainohjelmalla
4. tulosta / päiväkirja tilikaudelta / ACL muotoon levylle

Tositteet sähköiseen muotoon

Paperitositteet saat sähköiseen muotoon ostamalla skannerin ja skannaamalla tositteet pdf muotoisiksi.

Jos käytössäsi on jo skanneri, voit skannata tositteet käynnistämällä Adobe Acrobatin ja valitsemalla file / import / scan ja valitse Acrobat scan plug-in ikkunassa Devie: kohdassa skannerisi ja jatka siitä eteenpäin ohjeiden mukaan.

Mikäli sinulla ei vielä ole skanneria ja olet ostamassa sellaista, suosittelemme että ostat sellaisen skannerin, jonka mukana tulee hyvä arkistointiohjelma tai muita hyödyllisiä ohjelmia. Suosittelemme HP:n skannereita, koska ainakin aiemmin hpn skannereiden mukana on tullut hyviä ohjelmia.

Cd-levyn tekeminen

Sähköisen kirjanpito-aineiston jakelemiseen tarvitset kirjoittavan cd-aseman. Yleensä tietokoneen mukana tulevalla cd-asemalla voi vain lukea mutta ei kirjoittaa cd-r levyjä.

Cd-levyn selaaminen ja tutkiminen (asiakkaat ja tilintarkastajat)

Kun olet tallentanut kirjanpidon tulosteet cd-levylle, voivat asiakkaat ja tilintarkastajat tutkia levyä omalla tietokoneellaan käynnistämällä windowsin resurssienhallintaohjelman ja availemalla cd-levylle tallennettuja tulosteita. Jos tulosteet ovat pdf muotoisia, täytyy siinä koneessa, jolla tulosteita selataan olla asennettuna maksuton Acrobat reader ohjelma, jonka voi asentaa mm. Acrobatin sivuilta.

Ylläkuvattu tapa levyllä olevan aineiston selaamiseen voi kuitenkin osoittautua liian kömpelöksi ja tällöin ratkaisuksi kannattaa hankkia jokin hyvä sähköinen dokumenttien arkistointiohjelma. Hyvä arkistointiohjelma voi tulla jopa skannerin mukana ostettaessa sellainen skanneri, jossa tulee mukana arkistointiohjelma.

Sähköiset tulosteet paperitulosteiksi

Kun sähköiset tulosteet on tehty pdf tiedostoiksi, ne voidaan tulostaa paperitulosteiksi laadun kärsimättä: voit antaa asiakasyritykselle yhden cd-rompun, jossa on yrityksen kirjanpito koko vuoden ajalta kaikkine tulosteineen ja skannattuine tositekuvineen.

Lisätietoa

• Tulosteet sähköpostin tiedostoliitteiksi pdfFactory ohjelmalla
• Adobe Systems Incorporated (www.adobe.fi)
• Mikä Adobe PDF on ? (www.adobe.fi/products/acrobat/adobepdf.html)
• Näin tulostat kirjanpidon tulosteet pdf tiedostoiksi
• Tuloste asiakkaalle sähköpostin tiedostoliitteenä
• Pdf muotoiset käyttöohjeet luettavissa Adobe Acrobat Readerilla
• Asteri Kirjanpidon tukisivut (win)