USB-muisti aineiston käyttämiseksi eri toimipisteissä ja varmuuskopioinnissa

Markkinoilla on siirrettävän kovalevyn kaltaisesti toimivia USB-muisteja, jotka toimivat sellaisenaan Windows XP käyttöjärjestelmän kanssa.

• USB muisti on ulkomitoiltaan noin huulipuikon kokoinen
• USB muisti toimii kovalevyn kaltaisesti ja on vaivattomasti siirrettävissä koneesta toiseen
• USB muisti toimii parhaiten Windows XP:ssä.
• muistin valmistajasta ja ajureista riippuen se voi toimia myös Windows 2000/ME/98SE käyttöjärjestelmissä
• Windows 98SE:n kanssa käytettäessä vaatii yleensä erillisen ajurin asentamisen.
• ei toimi yleensä Windows 98/95/3.1x käyttöjärjestelmissä.
• USB muisteja on eri kokoisia 16/32/64/128/256/512Mt ja jopa 1Gt ja siitä suurempia.
• kapasiteetiltaan pienimpiä USB muisteja voi saada jopa kylkiäisinä tai liikelahjoina
• hintaan vaikuttaa muistin koko sekä käytetty muisti (flash-muisti, minikovalevy)
• suosittelemme vähintään 128Mt kokoista muistia
• USB muisti toimii Windows XP tietokoneissa siten, että se asetetaan tietokoneen USB liittimeen.
• Ensimmäisellä kerralla XP löytää uuden laitteen ja asentaa automaattisesti USB muistin ja asettaa sille vapaan levyasematunnuksen, esim E: kirjaimen
• USB muisti näkyy omalla levyasematunnuksellaan windowsin resurssienhallinnassa, esim. E: asemana
• sitä käytetään kuten mitä tahansa kovalevyä.
• USB muistia voi käyttää mm.
• varmuuskopiointiin
• aineiston siirtämiseen koneesta toiseen
• aineiston salaamiseen asiattomilta (esim. pidä palkanlaskenta-aineisto USB muisitilla ja laita se kassakaappiin muuksi ajaksi)
• saman aineiston tekemiseen eri paikoissa (vanha tapa: moniyrityskäyttö levykkeellä/Zip asemalla, uusi tapa: moniyrityskäyttö USB muistilla)

Miten USB muisti otetaan käyttöön?

USB muisti otetaan käyttöön seuraavasti:

1. Varmista, että tietokoneessasi on Windows XP käyttöjärjestelmä
2. Varmista, että tietokoneessasi on USB liitäntä (oma tietokone / ominaisuudet / laitteisto / laitehallinta / USB ohjaimet)
• USB liitäntä on yleensä vm. 1999 ja uudemmissa tietokoneissa
• Vaikka tietokoneessasi olisi USB liitäntä, voi olla että sitä ei ole määritetty käytettäväksi BIOSin asetuksissa ("USB on disabloituna BIOSin setupissa").
3. Osta riittävän suuri USB muisti (esim. 256Mt)
4. Laita USB muisti käynnissä olevan tietokoneen USB liittimeen ja odota hetki
5. Käynnistä resurssienhallinta: USB muisti näkyy siellä siirrettävänä levyasemana, esim E: kirjaimena

Eräitä esimerkkejä USB muistin käyttämiseksi

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä USB muistin käyttämiseksi Asteri ohjelmien kanssa.

Esimerkki: Varmuuskopiointi

Tässä esimerkissä varmuuskopioidaan Asteri kirjanpito-ohjelma alihakemistoineen (asiakasyrityksineen) muistitikulle, jonka nimiö on KINGSTON ja levyasematunnus on E:

1. Laita muistitikku USB porttiin ja odota, että tietokone tunnistaa muistitikun ja antaa sille levyasematunnuksen (esimerkissämme E:).
2. Käynnistä resurssienhallinta
3. Etsi resurssienhallinnalla C: asemasta C:\WINKP kansio
4. Napsauta C:\WINKP kansiota hiiren kakkospainikkeella (oikean puolen painikkeella) ja valitse Lähetä ja etsi avautuvasta paikallisvalikosta muistitikku (KINGSTON (E:)) ja napsauta sitä,
5. Nyt C:\WINKP kansio kopioituu alikansioineen muistitikulle E:\WINKP kansioksi

Esimerkki: Kirjanpidon tekeminen työpaikalla ja kotona

• Asteri windows kirjanpito on oletuksena asennettu C:\WINKP kansioon
• Kirjanpito-aineiston siirto USB muistille tapahtuu seuraavasti:
1. Liitä USB muisti tietokoneeseen
2. Kopioi koko C:\WINKP kansio USB muistille (esim E:\WINKP kansioksi) kaikkine alikansioineen
3. Käynnistä kirjanpito-ohjelma (E:\WINKP\WINKP.EXE) resurssienhallintaohjelmalla
4. Käytä kirjanpito-ohjelmaa jatkossa niin, että käynnistät sen aina USB muistilta
• tällöin kirjanpitoaineisto tallentuu USB muistille ja voit ottaa sen aina mukaasi
• muista varmuuskopiot: varmuuskopioi USB muisti cd-r levylle aika ajoin
• Kirjanpito-aineiston käyttäminen kotikoneessa tapahtuu seuraavasti:
1. Ota USB muisti kotiin
2. Liitä USB muisti kotikoneeseen
3. Käynnistä kirjanpito-ohjelma USB-muistilta resurssienhallintaohjelmalla (E:\WINKP\WINKP.EXE)
• Toimii, mikäli kotikoneeseen on asennettu kirjanpito-ohjelma

Esimerkki: Palkanmaksuaineiston pitäminen muiden ulottumattomissa

• Asteri palkanmaksuohjelma on asennettu oletuksena C:\WINPL kansioon
• Palkanmaksu siirretään USB muistille seuraavasti:
1. Liitä USB muisti tietokoneeseen
2. Kopioi C:\WINPL kansio kaikkine alikansioineen USB muistille (esim E:\WINPL)
3. Käynnistä palkanlaskentaohjelma E:\WINPL\WINPL.EXE ja laske palkat
4. Kun kaikki on valmista, lopeta palkkaohjelma, polta varmuuskopio CD-R levylle ja irroita USB muisti ja laita se varmaan talteen.

Kysymyksiä vastauksineen

Kysymys: Toimiiko USB muisti Asteri Dos ohjelmien kanssa ?
Vastaus: Toimii. Asteri Dos ohjelmat näkevät USB muistin kovalevynä omalla levyasemakirjaimellaan.

Kysymys: Voinko todellakin tehdä USB muistin avulla kirjanpitoja työpaikalla ja kotona?
Vastaus: Olemme testanneet USB muistin toimintaa pienellä demoaineistolla, emmekä havainneet siinä juurikaan hidastumista normaaliin kovalevykäyttöön verrattuna. Ota kuitenkin säännölliset varmuuskopiot USB muistista, sillä hajonneelta muistilta voi olla vaikea/mahdoton lukea tietoja.

Kysymys: Kuinka suuren USB muistin tarvitsen?
Vastaus: Muistin määrä riippuu siitä, mitä tietoja muistille haluat tallentaa. Jos esimerkiksi haluat tehdä kirjanpitoja USB muistilla, katso Windowsin resurssienhallintaohjelmalla kuinka paljon tilaa C:\WINKP kansio vie ja arvioi tila sen mukaan, kuinka paljon uusia kirjanpito-asiakkaita on tulossa tai kuinka monta vuotta olet jo tehnyt (tilasuositus esim 3x - 10x nykyinen tilantarve).

Kysymys: Minkä kokoista USB muistia suosittelette ?
Vastaus: Minimisuositus on 128Mt (maksoi 20-30 euroa tätä kirjoitettaessa). Useammallekin muistitikulle tulee ajan myötä käyttöä, joten voit ostaa isomman tikun jos pienempi jää liian pieneksi. Muistia ei yleensä ole koskaan liikaa, mutta suuri muistimäärä maksaa yleensä enemmän ja halpenee ajan myötä.

Kysymys: Mitä USB muisteja te käytätte?
Vastaus: Meillä on eri valmistajien muisteja kokoluokassa 128Mt - 512Mt omassa käytössämme. Ostimme aluksi tunnetun laatuvalmistajan muisteja, joista toinen tikku hajosi reilun kuukauden käytön jälkeen: valmistajan takuu korvasi uuden tikun - mutta tikulla olevat tiedot katosivat hajoamisen yhteydessä.

Kysymys: Kuinka luotettava USB muisti on ?
Vastaus: USB muistikin voi hajota (lakata toimimasta).

Kysymys: Asetin USB muistin WinXP tietokoneeseeni, jossa ennestään oli paikalliset levyasematunnukset käytössä E: kirjaimeen saakka ja F: kirjain oli varattu serverin levyasemalle. USB muisti asentui myös F: tunnukselle ja nyt en saa USB muistia näkyviin kun se jää jotenkin verkkoasematunnuksen taakse piiloon. Miten muutetaan USB muistin levyasematunnus XP:ssä?
Vastaus: USB muistin levyasemakirjaimen voi muuttaa napsauttamalla kakkospainikkeella oma tietokone / hallitse / levynhallinta / kakkospainikkeella USB aseman tunnus / muuta aseman kirjain ja polku (tai käynnistä / ohjauspaneeli / valvontatyökalut / tietokoneen hallinta / levynhallinta)

Lisätietoa

• Kirjanpito USB-tikulla tai USB-kovalevyllä