Copyright: Atsoft Oy Mõkinen 1996


Sisällysluettelo

ARVONLISÄVERO

ASENTAMINEN

BUDJETTI

GRAAFISET ESITYKSET

IKKUNOINTI

KIRJANPIDON TARKISTAMINEN

KIRJASINTYYPIN JA -KOON MÄÄRITYS

KIRJAUSKETJU

KUSTANNUSPAIKKAERITTELY

KUUKAUDEN PÄÄTTÄMINEN

LISENSSIEHDOT

MALLITILIKARTAT

MALLITILIRUNKO

MENETELMÄKUVAUS

OHJELMASSA LIIKKUMINEN

PÄIVÄKIRJA

SALASANA

SALDORESKONTRA

SIIRTYMINEN DOS VERSIOSTA

SYÖTTÖ- JA TULOSTUSAINEISTO

TALLENTAMINEN DOS-MUOTOON

TILIKARTTA

TILINAVAUS

TILINPÄÄTÖS

TILINPÄÄTÖSRUNKO

TILINPÄÄTÖSVERTAILUT

TULOSTEET

UUDEN TILIKAUDEN PERUSTAMINEN

UUDEN YRITYKSEN PERUSTAMINEN

VARMUUSKOPIOINTI

VERTAILUT

WINDOWS-ASETUKSET

VIRHETILANTEET


Lisenssiehdot

Kirjanpito-ohjelman (ohjelma) ostajalla (loppukäyttäjä) on ohjelmaan käyttöoikeus. Omistusoikeus on Atsoft Oy Mäkisellä (Atsoft) Helsingissä.

Ohjelman saa asentaa vain yhteen tietokoneeseen.

Ohjelman loppukäyttäjällä ei ole oikeutta myydä tai muuten luovuttaa ohjelman ohjelmia, ohjelmalevyjä tai käyttöohjeita kolmannelle osapuolelle ilman Atsoftin nimenomaista kirjallista lupaa. Ohjelman ostajan on huolehdittava myydessään tai muuten luovuttaessaan tietokoneensa, että ohjelma on poistettu kovalevyltä.

Atsoft tukee vain niitä käyttäjiä, jotka ovat ostaneet ohjelmansa uutena joko Atsoftin valtuuttamalta jälleenmyyjältä tai suoraan Atsoftista ja joilla on voimassaoleva ylläpitosopimus.

Atsoft ei vastaa mistään taloudellisesta tappiosta tai vahingosta, jonka voidaan katsoa syntyneen välillisesti tai suoraan ohjelman käytöstä.

Atsoft ylläpitää ohjelmaa ja tukee ylläpitosopimuksen tehneitä käyttäjiä sekä ottaa vastaan käyttäjäpalautetta ohjelman kehittämiseksi.


Asentaminen

Ohjelma toimitetaan 3½ 1,44 Mt levykkeillä, joissa on asennusohjelma ja tarvittavat tiedostot. Ohjelma asennetaan seuraavasti:

1) Käynnistä Windows

2) Laita asennuslevyke 1 asemaan

3) Järjestelmänhallinnassa (Program Manager) valitse Tiedosto|Suorita... (File|Run...)

4) Anna käynnistettävän ohjelman nimeksi a:\setup

5) Asennusohjelma kysyy, mikä hakemisto luodaan ohjelman kotihakemistoksi. Oletusarvo (c:\winkp) hyväksytään painamalla ENTER.

6) Vaihda asennuslevyke 2 asemaan, kun asennusohjelma sitä pyytää.

7) Asennusohjelma luo tarvittavat hakemistot, kopioi tarvittavat tiedostot sekä luo Järjestelmänhallintaan (Program Manager) uuden ohjelmaryhmän ja käynnistyskuvakkeen ohjelmaa varten.

8) Kun asennusohjelma on tehnyt työnsä, tarkista koneesi asetukset

9) Ohjelma on nyt käyttövalmis. Käynnistä se kaksoisnäpäyttämällä käynnistyskuvaketta tai valitsemalla käynnistyskuvake ja painamalla ENTER. Aloita ohjelman käyttö

- luo uusi yritys

- luo uusi tilikausi

- kirjaa päiväkirjat

- tee tilinpäätös

Asentaminen lähiverkkoon


Asentaminen lähiverkkoon

Asteri Kirjanpidon voi asentaa lähiverkkoon erilliselle palvelinkoneelle tai jollekin verkon työasemalle, jota käytetään palvelimena. Asennus suoritetaan samalla tavalla kuin asennus yksittäiselle koneelle. Asennuksen yhteydessä on varmistuttava, että palvelinkoneessa on käytössä vshare.386, eikä esim. internal share.

Kirjanpito-ohjelma ja kaikki syntyvä kirjanpitoaineisto ovat palvelinkoneen kovalevyllä. Kirjanpito-ohjelmaa voidaan käyttää samanaikaisesti usealta eri työasemalta. Samaa tilikausitietokantaa ei kuitenkaan pääse avaamaan kuin yksi käyttäjä kerrallaan.


Windowsin asetukset

Seuraavassa on esitetty ne koneen ja Windowsin asetukset, joiden puutteellisuuksista on tullut eniten ongelmia ohjelmaa käytettäessä.

1. Share

2. Kirjoitinasetukset

3 .Luvun muoto


Share

Ohjelma käyttää monia kirjanpitoaineistoa sisältäviä tietokantoja ja tiedostoja, joten tiedostojen lukitus ja jakaminen on mahdollistettava oikealla share-asetuksella.

Toimi seuraavasti:

Selvitä, mikä käyttöjärjestelmä Sinulla on.

Windows 95:n tunnistat kuvaruudun vasemmassa alalaidassa olevasta Käynnistä-painikkeesta (Start).

Windows 3.1:n ja Työryhmä-Windows 3.11:n erotat toisistaan valitsemalla Järjestelmänhallinnassa (Program Manager) Ohje|Tietoja järjestelmänhallinnasta (Help|About Program Manager). Tällöin ilmestyvässä ikkunassa on mainittu, mikä versio on kyseessä.

a) Jos Sinulla on Windows 95 tai Työryhmä-Windows 3.11, älä tee mitään, koska ne huolehtivat itse share-asetuksista.

b) Jos Sinulla on Windows 3.1, share-asetus ei välttämättä ole kunnossa. Tarkista ja laita se tarvittaessa kuntoon käyttämällä joko share.exe:ä tai vshare.386:tta. Edellinen on helpompi järjestää, jälkimmäinen toimii vielä paremmin.

Share.exe:n asettaminen

- Tarkista, ettei c:\autoexec.bat:issa ole ennestään riviä

SHARE ...

eikä c:\config.sys:issä riviä

INSTALL=C:\DOS\SHARE.EXE ...

- Huolehdi, että c:\config.sys:issä lukee jollain rivillä

INSTALL=C:\DOS\SHARE.EXE /L:500

Vshare.386:n asettaminen

- Kopioi koneesi c:\windows\system-hakemistoon tiedosto vshare.386. Ko. tiedosto löytyy jokaisesta Työryhmä-Windows-koneesta ja mm. Microsoft jakaa sitä vapaasti internetissä.

- Lisää c:\windows\system.ini-tiedostoon [386Enh]-lohkoon rivi

device=vshare.386

- c:\config.sys:issä ja c:\autoexec.bat:issa ei saa asettaa share:a. Varmista, ettei ole asetettu.

- Buuttaa kone painamalla CTRL+ALT+DEL


Käynnistä Windowsin Ohjauspaneelin (Control Panel) Maa-asetukset (International) -ohjelma. Varmista, että asetukset ovat mahdollisimman suomalaiset.


Menetelmäkuvaus

TIETOJÄRJESTELMÄN YLEISKUVAUS

KIRJAUSTEN SUORITTAMISTAPA

KIRJAUSKETJU

SYÖTTÖ- JA TULOSTUSAINEISTO

KIRJANPIDON OIKEELLISUUTTA JA TÄYDELLISYYTTÄ VARMISTAVAT TARKISTUKSET JA TÄSMÄYTYKSET

TIETOVARASTOT

KIRJANPITOAINEISTON SÄILYTTÄMINEN


Tietojärjestelmän Yleiskuvaus

Asteri Kirjanpito Windows-ympäristöön on kotimainen kahdenkertaisen kirjanpidon tekemiseen tarkoitettu ohjelma. Se soveltuu kirjanpitoon yritysmuodosta riippumatta. Tilikartta ja tilinpäätöksen tulostumismuoto ovat käyttäjän määrättävissä. Ohjelmalla voidaan tehdä mm. osakeyhtiön, kommandiittiyhtiön, avoimen yhtiön, ammatinharjoittajan, liikkeenharjoittajan, taloyhtiön, maanviljelijän ja yhdistyksen kirjanpidot. Kyseiset mallitilipuitteistot toimitetaan ohjelman mukana.

Ohjelmalla voi tehdä yhtä tai useampaa kirjanpitoa. Ohjelma ja mallitilipuitteet asennetaan kiintolevylle valittuun hakemistoon, esim. c:\winkp. Kunkin yrityksen kirjanpitoaineisto talletetaan omaan alihakemistoonsa, esim. c:\winkp\firma. Erillisiä levykkeitä käytetään ainoastaan varmuuskopiointi- ja siirtämistarkoituksiin.

Ohjelma toimii tietokoneissa, joissa on

- käyttöjärjestelmänä Windows 3.1x, 95 tai yhteensopiva

- kiintolevy ja levyasema 3 1/2" 1,44 Mt

- vapaata kovalevytilaa asennusta varten 10 Mt

- prosessori vähintään 486/33 MHz

- keskusmuistia vähintään 8 Mt

- näyttö, joka tukee vähintään VGA-muotoa

- Windows-yhteensopiva tulostin, esim. laser- tai mustesuihkukirjoitin

- hiiri (suositeltava)

Yritystä varten määritellään otsikkotiedot, tilinpäätösrunko ja tilikartta. Tilinpäätösrunko määrää tuloslaskelman ja taseen muodon. Siinä määritellään otsikkotekstit ja ilmoitetaan, minkä tilien saldojen summat lasketaan kunkin otsikon kohdalle. Tilikartta on luettelo tilien numeroista ja nimistä. Tilikohtainen ALV-käyttäytyminen määritellään tilikartan ALV-koodein.

Kunkin kuukauden tapahtumista kirjataan päiväkirja. Tositteet tallettuvat kirjaamisen yhteydessä kiintolevylle tilikauden tietokantaan automaattisesti riviä vaihdettaessa. Samalla tallettuu kunkin tilin kunkin kuukauden debet- ja kredit-saldo tilikauden tietokannassa olevaan tilikarttaan.


Uuden kirjanpidon perustaminen

Uutta yritystä varten perustetaan oma alihakemisto ohjelman Luo uusi yritys -toiminnolla.

Luo uusi tilikausi -toiminnossa ohjelma johdattelee käyttäjän uuden tilikauden perustamisvaiheiden läpi.

Aluksi määritellään yrityksen nimi ja tilikauden nimi. Ohjelma perustaa tilikauden tietokannan sen nimiseksi kuin käyttäjä määrää.

Tilinpäätösrungon pohjaksi voi valita jonkin ohjelman mukana toimitetuista mallitilirungoista tai esimerkiksi ko. yrityksen edellisen tilikauden tilinpäätösrungon. Halutessaan käyttäjä voi muokata tilinpäätösrunkoa, minkä jälkeen se talletetaan erilliseksi tekstitiedostoksi. Tilikauden tietokantaan tallettuu tieto käyttäjän määrittelemästä oletustilirungosta, mutta tulostusvaiheessa tilinpäätöksen muodon voi määrätä myös jonkin muun tilinpäätösrungon mukaiseksi.

Tilikartan pohjaksi voi valita jonkin ohjelman mukana toimitetun mallitilikartan, tällä ohjelmalla tehdyn edellisen tilikauden tilikartan tai Asteri Kirjanpidon DOS-versiolla tehdyn tilikartan. Tilikarttaan tehdyt muutokset tallettuvat riviä vaihdettaessa automaattisesti tilikauden tietokantaan.


Tilinavaus

Tilinavaus tehdään kirjaamalla edellisen tilikauden päättävä tase joko tilikartan tilinavaussaldoiksi tai muokkaamalla siitä tilinavauspäiväkirja. Jos edellinen tilikausi on tehty tällä ohjelmalla tai Asteri Kirjanpidon DOS-versiolla, tilinavaussaldot voidaan siirtää automaattisesti.

Tilinavauksen tulosteet ovat tilikartta, tilinpäätösrunko, saldoluettelo ja avaava tase.


Päiväkirjan kirjoittaminen

Tositteet kirjataan Päiväkirjan kirjaus -työvaiheen Päiväkirja-ikkunan taulukkoon.

Kuukauden kirjaaminen aloitetaan luomalla uusi päiväkirja. Ohjelma laskee kuukauden alkusaldoiksi summan tilinavauksen ja edeltävien kuukausien saldoista. Jos koko kuukautta ei kirjata saman istunnon aikana, voidaan päiväkirja myöhemmin avata vapaasti muokattavaksi, jatkettavaksi ja korjattavaksi.

Liikkuminen

Tositteet

Yksipuoleinen ja kaksipuoleinen kirjaus

Kirjaamisen nopeuttamiseksi

Kirjausmakro-ikkuna

Tiliöinnin helpottamiseksi voidaan Päiväkirja-ikkunan Debet- ja Kredit-sarakkeisiin kirjoittaa tilin nimen alkua, jolloin ohjelma etsii ensimmäisen sopivan tilin. Sopivaa tiliä voidaan myös etsiä Debettili- ja Kredittili -ikkunoista selaamalla tai hakutoiminnon avulla. Tilin löydyttyä sen numero voidaan siirtää päiväkirjaan hiirellä kaksoisnäpäyttämällä tiliä tilikarttaikkunassa, vedä-ja-pudota -menetelmällä tai näppäilemällä normaalisti.

Tilien saldot päivittyvät Debettili- ja Kredittili-ikkunoihin sitä mukaa kun tositteita kirjataan.


Arvonlisävero

Arvonlisäverokäyttäytyminen on tässä ohjelmassa tilikohtainen ominaisuus, joka määritellään tilikartan ALV-koodein. Ostojen ALV kirjataan ostojen ALV-saamistileille, myyntien ALV vastaavasti myyntien ALV-velkatileille. Kutakin verokantaa varten on omat saamis- ja velkatilit.

Päiväkirjaan kirjaukset voidaan tehdä joko netto- tai bruttokirjauksina. Nettokirjauksissa ohjelma jakaa bruttosumman ALV:n osuuteen ja netto-osuuteen tositekohtaisesti heti kirjattaessa automaattisesti. Bruttokirjauksissa tositteet syötetään bruttosummin. Kuun lopussa ajetaan bruttokirjausten oikaisu, jolla ALV:t siirretään velka- ja saamistileille. Ohjelma tekee oikaisuista paperitulosteet ja päiväkirjaan kirjaukset.

Haluttaessa ohjelma tekee myös yhteisöhankinnoista suoritettavan ja vähennettävän ALV:n automaattikirjauksen.

Kuukauden lopussa tulostetaan ALV-laskelma. Tällöin ohjelma tyhjentää velka- ja saamistilit ja kirjaa erotuksen ALV-velkatilille sekä tulostaa paperille arvonlisäverolaskelman.

Ohjelma tekee haluttaessa ALV-tarkistuslaskelman, jossa verrataan, täsmäävätkö myyntien ja ostojen kirjatut ja laskennalliset verot keskenään. Huomaa, että ALV-tarkistuslaskelma on epävirallinen aputuloste. Se saattaa joskus ilmoittaa, etteivät luvut täsmää, vaikka kirjanpito olisi aivan oikein tehty. Näin voi olla esimerkiksi silloin kun on kirjattu pelkkää veroa ilman veron perustetta.

ALV-vuosi-ilmoituksen tulostus löytyy valikosta ALV


Kuukauden päättäminen

Tositteiden kirjaamisen jälkeen tehdään ALV:n bruttokirjaustenoikaisu ja ALV-laskelma ja sen jälkeen tulostetaan päiväkirja, pääkirja, saldoluettelo sekä tarvittaessa toiset ALV-tulosteet ja välitilinpäätös. Toimenpiteet voidaan tehdä kukin erikseen tai kuunvaihdeajona perätysten.

Kuun lopussa voidaan haluttaessa eritellä kustannuspaikat ja päivittää saldoreskontra.


Kustannuspaikkaerittely

Päiväkirjaan kirjattavat tositteet voidaan kohdentaa kustannuspaikoille kirjaamalla Kustannuspaikka-sarakkeeseen kustannuspaikan tunnus. Yksittäinen tositerivi voi kuulua useaan kustannuspaikkaan, koska ohjelma voi seuloa kustannuspaikat lukien sarakkeen tekstiä osina.

Kuukausittain tai tilikausittain voidaan ajaa Kustannuspaikkaerittely-toiminto. Siinä ohjelma tutkii, mitä kustannuspaikkoja on käytetty, ja perustaa kullekin kustannuspaikalle oman tietokannan, johon kustannuspaikan tapahtumat seuloutuvat.

Kustannuspaikoille syntyneitä tietokantoja voi käsitellä kuin ne olisivat kirjattuja kokonaisia yrityksiä. Niistä saadaan samat tulosteet kuin koko yrityksen kirjanpidosta, jopa ALV-tulosteet kustannuspaikoittain. Tilinpäätösvertailuihin voidaan valita kustannuspaikkoja vertailukausiksi.

Yleistä

Kustannuspaikan perustaminen

Tositteen kirjaaminen kustannuspaikalle

Kustannuspaikkaerittelyn ajaminen

Kustannuspaikkaerittelyn tulosteet


Saldoreskontra

Saldoreskontra-toiminnolla voidaan seurata jonkin tilin tapahtumia, esimerkiksi mistä myyntisaamisista on saatu suoritukset ja mitkä ovat vielä avoimia. Ajon voi tehdä joka kuukausi tai useammasta kuukaudesta kerrallaan.

Päiväkirjan Laskunnumero-sarakkeeseen voidaan kirjata laskun, asiakkaan tai tavarantoimittajan tunniste, jonka perusteella ohjelma päivittää saldoreskontran. Laskunnumero-sarakkeeseen voi syöttää esimerkiksi sekä asiakkaan että laskun numeron, koska ohjelma voi päivittää saldoreskontran verraten Laskunnumero-sarakkeen tekstiä osina.

Saldoreskontra ajetaan reskontranpäivitystoiminnolla. Käyttäjä valitsee mahdollisen alkavan reskontratiedoston, määrittelee, miltä kuukausilta reskontraa päivitetään, mitä tiliä seurataan ja mitä osaa Laskunnumero-sarakkeesta verrataan. Ohjelma näyttää ruudulla alkavan ja lisäytyneen listan, päivittää reskontran ja näyttää päättävän listan. Kaikissa vaiheissa reskontra voidaan tulostaa paperille. Lopuksi talletetaan päättävä reskontratiedosto mahdollista myöhempää käyttöä varten.

Lisää saldoreskontrasta


Tilinpäätös ja välitilinpäätös

Tilinpäätöstä ja välitilinpäätöstä varten voidaan tulostaa tuloslaskelma, tase sekä tuloslaskelma- ja tase-erittelyt. Ohjelma kysyy käytettävän tilinpäätösrungon nimeä tarjoten tilikaudelle määriteltyä oletustilirunkoa.

Tilinpäätösvertailu-toiminnolla voidaan tulostaa monipuolisia tilinpäätösvertailuja, enintään viisi (5) kautta ja kolme (3) laskentaa rinnakkain. Kausiksi voidaan valita haluttu jakso kirjattavasta tilikaudesta, edellisestä tai muusta tilikaudesta, budjetista tai eri kustannuspaikoista. Laskennoiksi voidaan valita kahden kauden erotus, kausi prosentteina toisesta kaudesta tai kauden luvut prosentteina liikevaihdosta. Tulostus voidaan määritellä normaalissa lyhyessä muodossa tai tileittäin eriteltynä pitkässä muodossa.

Tasekirjaa varten tulostetaan tuloslaskelma ja tase kaksi (2) kautta rinnan sekä tuloslaskelma ja tase tileittäin eriteltynä tilinpäätösvertailu-toiminnolla. Haluttujen tilien tapahtumat tulostetaan Debettili- ja Kredittili-ikkunoiden toiminnolla Tapahtumat|Valitulta jaksolta. Saldoreskontra-toiminnosta saatu avoimien laskujen luettelo toimii myyntisaamisten ja ostovelkojen tase-erittelynä.

Lisää tilinpäätöksestä


Kirjausketju

Kirjauksen yhteys tilinpäätökseen todetaan seuraavasti:

* Päiväkirjassa on tositteen numero, päiväys, selite, debettilin numero, kredittilin numero ja summa.

* Pääkirja on tulostettu samasta aineistosta. Tapahtumat ovat sekä debet- että kredit-tilin kohdalla.

* Pääkirjassa on tilien kuukauden alkavat saldot, kauden saldot ja päättävät saldot.

* Pääkirjan saldoluettelossa on samat saldot helpommin luettavassa muodossa.

* Päiväkirjan, pääkirjan ja saldoluettelon lopussa olevat kauden saldot ovat keskenään samansuuruiset.

* Saldoluettelon alkusaldot ovat edellisen kuukauden päättävät saldot.

* Tuloslaskelma- ja tase-erittelyn eli pitkän tuloslaskelman ja taseen tilien saldot täsmäävät saldoluettelon kanssa.


Syöttö- ja tulostusaineisto

Syöttöaineistoa ovat numeroidut ja tiliöintimerkinnöillä varustetut tositteet.

Tilinavauksen tulosteet ovat

Kuukauden tulosteet ovat

Tasekirjan tulosteet

Muut tulosteet


- tilikartta

- tilinpäätösrunko

- tilinavauksen saldoluettelo

- avaava tase


- päiväkirja

- pääkirja

- saldoluettelo

- ALV- bruttokirjausten oikaisu

- ALV- yhteisöhankintojen verojen kirjaus

- ALV- tarkistuslaskelma

- ALV- laskelma


- tuloslaskelma ja tase kaksi kautta rinnan

- tuloslaskelmaerittely (pitkä tuloslaskelma)

- tase- erittely (pitkä tase)

- tase- erittelyt (tapahtumakohtainen erittely)


- tiliöintitosite

- muistiotosite

- haluttujen tilien erittely valitulta jaksolta

- vuoden päiväkirja

- tilinpäätösvertailut

- johdon raportti (kuukausittainen tuloslaskelma ja tase tuhannen markan tarkkuudella)

- kustannuspaikkakohtaiset tulosteet

- saldoreskontran tulosteet


Kirjanpidon tarkistaminen

Kuukauden tulosteista tarkistetaan, että:

•	Päiväkirjassa on tositteen numero, päiväys, selite, debet-  ja kredit- tilin numero ja summa. Tositelaji, kustannuspaikka, laskunnumero ja lisäselite ovat valinnaisia.

•	Päiväkirjan lopussa olevat debet-  ja kreditkirjausten summat ovat keskenään yhtäsuuret

•	Samat saldot esiintyvät sekä saldoluettelon että pääkirjan lopussa kauden saldoina.

•	Kuukauden tilien alkavat saldot ovat edellisen kuukauden päättävät saldot. Tämä tarkistetaan saldoluetteloista.

Tilinpäätöksestä tarkistetaan, että:

•	Taseen vastaava ja vastattava ovat keskenään yhtä suuret. Ellei näin ole, virhe on toispuoleisissa kirjauksissa, tilikartan ja tilinpäätösrungon sovituksessa tai jossakin muussa. Tilikartan ja tilinpäätösrungon yhteensopivuus tarkistetaan Tilinpäätösrunko- ikkunan toiminnolla Muokkaa|Tarkista kartta ja runko.

•	Tuloslaskelma ja tase on tehty oikeista saldoista. Tuloslaskelma-  ja tase- erittelyissä eli pitkässä tuloslaskelmassa ja taseessa on kunkin tilin saldot.

Tarkistukset kirjaustilassa:

•	Tositteita kirjattaessa tilien saldot päivittyvät Debettili-  ja Kredittili- ikkunoihin, jolloin voidaan verrata saldoja esimerkiksi tiliotteisiin tai kassakirjaan.

•	Debettili-  ja Kredittili- ikkunoiden Tapahtumat|Tältä kuukaudelta- toiminnolla saadaan valitun tilin tapahtumat ruudulle, jolloin voidaan verrata kirjauksia esimerkiksi tiliotteisiin tai kassakirjaan. Kaksoisnäpäytettäessä virheellistä riviä tilin tapahtumien luettelossa ohjelma siirtyy suoraan päiväkirjaan korjaamista vaativalle kohdalle.

•	Debettili-  ja Kredittili- ikkunoiden Tapahtumat|Valitulta jaksolta- toiminnolla saadaan valittujen tilien tapahtumat halutulta jaksolta paperille tai leikepöydälle.

•	Päiväkirjaikkunan toiminnolla Muokkaa|Etsi haetaan kirjauksia, joissa esiintyy annettu teksti tai summa. Kaksoisnäpäytettäessä Haun tulos - ikkunassa jotakin riviä ohjelma siirtyy päiväkirjaan ko. tositerivin kohdalle.

•	Päiväkirjaikkunan toiminnolla Muokkaa|Etsi DK- erottavat selvitetään, missä tositteissa debet-  ja kredit-viennit eivät mene tasan.

Kun päiväkirjan kirjausvirhe on löydetty, siirrytään korjaamaan ko. vientiä joko edellämainituin kaksoisnäpäytyksin tai vierittämällä päiväkirja korjattavaan kohtaan. Tietynnumeroiseen tositteeseen voidaan siirtyä myös Päiväkirja-ikkunan toiminnolla Muokkaa|Siirry tositteeseen.

Päiväkirjaan tehdyt korjaukset päivittyvät levylle heti riviä vaihdettaessa. Samalla tallettuvat korjatut saldot tilikarttaan.

Kirjanpidon tarkistaminen ja korjaaminen


Tietovarastot

Tilikausitietokanta

Ohjelma luo perustettavaa tilikautta varten tietokannan yrityksen omaan alihakemistoon. Tietokannan nimeksi suositellaan nelimerkkistä nimeä, tarkenteena .wkp, esimerkiksi Oy Uusi Yritys Ab:n vuoden 1996 tilikausi voi olla nimeltään vaikkapa uy96.wkp.

Jos käyttäjä ajaa kustannuspaikkaerittelyn, syntyy kullekin kustannuspaikalle oma tilikausitietokanta. Ohjelma luo ja nimeää kustannuspaikkojen tietokannat automaattisesti. Olkoot esimerkiksi em. yrityksen kustannuspaikat AA, BB ja CC. Tällöin ohjelma erittelee koko yrityksen aineiston tietokannoiksi uy96aa.wkp, uy96bb.wkp ja uy96cc.wkp.

Budjettivertailuja varten käyttäjä voi laatia talousarvion, joka syötetään myös omaksi tilikausitietokannakseen.

Tilikausitietokanta on Microsoft Access 1.1 -muotoinen tietokanta

Tietokanta sisältää erillisinä taulukoina

- yrityksen omat tiedot (yrityksen nimi, tilikauden nimi, oletustilirungon nimi)

- ALV- prosentit ja - koodit

- kirjausmakrot

- lunttilistan

- tilikartan kuukausittaisine debet-  ja kredit- saldoineen

- 0..99 kpl päiväkirjoja

Päiväkirjoja lukuunottamatta taulukot syntyvät tilikautta perustettaessa. Uuden päiväkirjan kirjaamista aloitettaessa ohjelma luo

- uuden päiväkirjataulukon

- tilikarttaan debet-  ja kredit- saldokentät uutta kuukautta varten

Päiväkirjaan, tilikarttaan, kirjausmakroihin, lunttilistaan ja ALV-prosentteihin tehdyt muutokset tallettuvat automaattisesti heti riviä vaihdettaessa levylle.

Muut tiedostot

Tilinpäätösrungot ovat erillisiä .wtr-tarkenteisia tekstimuotoisia tiedostoja. Atsoftin toimittamat eri yhtiömuotojen mallitilirungot ovat hakemistossa c:\winkp nimillä oy96.wtr, ky96.wtr jne. Tilikautta varten sovitettu tai valittu tilinpäätösrunko talletetaan yrityksen omaan alihakemistoon, em. esimerkissä nimellä uy96.wtr.

Mallitilikartat ovat erillisiä .tka-tarkenteisia tekstimuotoisia tiedostoja, samanmuotoisia kuin Asteri Kirjanpidon DOS-version tilikartat. Tilikautta perustettaessa voidaan tilikartaksi valita jokin tällainen tilikartta, jolloin ohjelma kopioi .tka-tiedoston sisällön tilikausitietokannan Tilikartta-taulukkoon. Ohjelmalla muokattu tilikartta voidaan tarvittaessa tallettaa .tka-tiedostoksi.

Ohjelma voi lukea kirjattavana olevan päiväkirjan perään Asteri Kirjanpidon DOS-version päiväkirjoja, jotka ovat .pvk-tarkenteisia tekstitiedostoja.

Saldoreskontra-toimintoa käytettäessä talletetaan kunkin jakson päättävä reskontra tekstimuotoiseen .wrm-tarkenteiseen myyntireskontratiedostoon tai .wro-tarkenteiseen ostoreskontratiedostoon.

Joitakin ohjelman tulosteita voidaan tallettaa .txt-tarkenteiseen tekstimuotoiseen aputiedostoon esimerkiksi toisilla ohjelmilla käsittelemistä varten.

Ohjelma käyttää aputiedostoinaan .oma-, .ldb- ja .tmp-tarkenteisia tiedostoja, joiden olemassaolosta tai olemattomuudesta käyttäjän ei tarvitse välittää.


Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Kirjanpitoaineistoa ovat paperille tehdyt tulosteet. Ne säilytetään siten kuin voimassa oleva lainsäädäntö säilyttämisestä määrää.

Tietokoneeseen tallennettu aineisto on kirjanpitoa tehtäessä syntynyttä oheismateriaalia, jota ei tarvitse säilyttää. Aineisto voidaan säilyttää, jotta seuraavina vuosina voidaan tehdä tulosteita verraten edellisen vuoden vastaaviin kausiin. Sitä tarvitaan myös, jos tehdään jälkikäteen kustannuspaikkaerittelyä tai päivitetään osto- ja myyntireskontraa.


Ikkunointi

Yritysluettelo-ikkunassa

Yrityksen tilikaudet -ikkunassa

Työvaihe: Omien tietojen määritys

Työvaihe: Tilinpäätösrungon muokkaus

Tässä työvaiheessa voidaan tilirunkoja avata, muokata, tallettaa jne. Uutta tilikautta perustettaessa ohjelma johdattelee tähän vaiheeseen automaattisesti. Muulloin tähän vaiheeseen päästään valitsemalla Työvaihe|Tilinpäätösrungon muokkaus

Työvaihe: Tilikartan muokkaus

Tässä työvaiheessa voidaan tilikarttoja kopioida sisään tietokantaan ja muokata. Tilien arvonlisäverokäyttäytyminen määritellään täällä, samoin arvonlisäveroprosentit. Myös tilirunko on näkyvillä omassa ikkunassaan, jolloin sitä voidaan selailla ja muokkailla. Uutta tilikautta perustettaessa ohjelma johdattelee tähän vaiheeseen automaattisesti. Jos tilinavausta ei ole tehty eikä yhtään päiväkirjaa luotu, tähän vaiheeseen päästään valitsemalla Työvaihe|Tilikartan muokkaus. Jos tilinavaus tai päiväkirjoja on jo olemassa, tilikartan muokkaus tapahtuu päiväkirjan kirjaus -työvaiheen tilikarttaikkunassa.

Työvaihe: Tilinavaus

Tässä työvaiheessa voidaan tilinavaussaldot syöttää suoraan tilikarttaan kunkin tilin kohdalle. Uutta tilikautta perustettaessa ohjelma johdattelee tähän vaiheeseen automaattisesti. Muulloin tähän vaiheeseen päästään valitsemalla Työvaihe|Tilinavaus.

Huom! Tilinavauksen voi tehdä myös päiväkirjan kirjaus -työvaiheessa tilinavauspäiväkirjaksi. Tällöin tilikauden ensimmäiseksi päiväkirjaksi perustetaan tilinavaus. Jos tässä vaiheessa edellistä tilikautta ei ole vielä päätetty, päiväkirja jätetään toistaiseksi tyhjäksi. Vasta tämän jälkeen perustetaan tilikauden ensimmäisen kuukauden päiväkirja.

Työvaihe: Päiväkirjan kirjaus

Tässä työvaiheessa tehdään ylivoimaisesti suurin osa kirjanpidon työmäärästä.

Päiväkirja-ikkunassa luodaan uudet ja avataan vanhat päiväkirjat, kirjataan tositteet, suoritetaan ALV-kirjaukset, tulostetaan päiväkirja, pääkirja, saldoluettelo, ALV-tositteet, tuloslaskelma ja tase, tilinpäätösvertailut, seurataan reskontraa, eritellään kustannuspaikat jne.

Tilikartta-ikkunoissa nähdään tilikartat saldoineen, muokataan tilikarttaa, kysellään tilin tapahtumia, tulostetaan tase-erittelyt jne.

ALV-prosentti-ikkunassa nähdään ja muokataan ALV-prosentit ja -koodit.

Kirjausmakro-ikkunassa syötetään pikakirjaukset, joita voidaan näppäimin tai hiirellä siirtää päiväkirjaan rivi kerrallaan. Kirjausmakrot voidaan myös kopioida jostain aiemmasta tilikausitietokannasta.

Lunttilista-ikkunassa syötetään vakiotekstinpätkiä, joita voidaan siirtää hiirellä vetämällä ja pudottamalla päiväkirjaan.

Tilinpäätösrungon muokkaus -ikkunassa muokataan tilinpäätösrunkoja.


voidaan valita käsiteltävä yritys tai luoda uusi. Ohjelma käynnistyy tähän ikkunaan. Muualta ohjelmasta tähän pääsee valitsemalla Yritys|Vaihda yritys


näkyvät kyseisen yrityksen tilikaudet ja vaihe, johon niitä on työstetty. Ikkunassa voidaan valita käsiteltävä tilikausi tai luoda uusi. Vanhaa tilikautta jatkettaessa kohdistimen paikka määrää, mihin työvaiheeseen mennään. Tähän ikkunaan päästään Yritysluettelo-ikkunasta valitsemalla yritys tai luomalla uusi ja kaikista muista työvaiheista valitsemalla Yritys|Vaihda tilikausi


Tässä työvaiheessa määritellään yrityksen omat tiedot kuten nimi, tilikausi ja oletustilirunko. Uutta tilikautta perustettaessa ohjelma johdattelee tähän vaiheeseen automaattisesti. Muulloin tähän vaiheeseen päästään valitsemalla Työvaihe|Omien tietojen määritys


Ohjelmassa liikkuminen

Taulukossa liikutaan seuraavasti:

nuolinäppäimet	- ylös, alas, eteenpäin, taaksepäin

TAB	- eteenpäin

SHIFT+TAB	- taaksepäin

ENTER	- eteenpäin

HOME	- rivin alkuun

END	- rivin loppuun

PAGE UP	- ruudullinen ylöspäin

PAGE DOWN	- ruudullinen alaspäin

CTRL+ENTER	- seur. rivin alkuun (vain päiväkirja-ikkunassa)

Taulukkoa voidaan selata myös vierityspalkin avulla.

Hiirellä osoittamalla ja painamalla voidaan siirtyä haluttuun ruutuun.

Taulukon sarakkeiden leveyksiä voidaan muutella ja sarakkeita piilottaa hiirellä muokkaamalla. Sarakkeiden asetukset tallettuvat päiväkirja-ikkunassa, muualla eivät.


Tulosteet

Ohjelmasta saadaan tulosteita

- paperille kirjanpidon virallisiksi dokumenteiksi ym.

- ruudulle esikatselua ja tarkistamista varten

- leikepöydälle muihin Windows-ohjelmiin siirtämistä ja niissä edelleenkäsittelemistä varten

- levytiedostoon muihin ohjelmiin siirtämistä varten

Leikepöydälle tai tiedostoon tulostettaessa on seuraavat vaihtoehdot:

tasaväl.jolloin asettelu on toteutettu välilyöntien avulla. Tulosteesta saadaan siisti esim. siirtämällä se johonkin tekstinkäsittelyohjelmaan ja käyttämällä tasavälistä kirjasintyyppiä (esim. Courier New)

tab jolloin asettelu on toteutettu sarkain-merkeillä. Tulosteesta saadaan siisti esim. siirtämällä se johonkin taulukkolaskentaohjelmaan, jolloin sarkaimella erotellut tiedot osuvat eri soluihin.

Tiedostoon tulostettaessa on lisäksi vaihtoehto:

erotin jolloin käyttäjä voi valita käytettävän erottimen. Esim. jos erotin on ;-merkki, asettelu on seuraava: tieto;toinen tieto;kolmas tieto;jne

Ohjelmasta saadaan seuraavia tulosteita:

•	tilinpäätösrungon muokkaus -ikkunasta

- tilinpäätösrunko

•	tilikartan muokkaus -ikkunasta

- tilikartta

•	tilinavaus-ikkunasta

- tilinavaussaldot

- tuloslaskelma ja tase

•	päiväkirja-ikkunasta

- päiväkirja

- saldoluettelo

- pääkirja

- ALV-oikaisutosite

- yhteisöhankintojen ALV-kirjaus

- ALV-laskelma

- ALV-tarkistuslaskelma

- tuloslaskelma ja tase

- tilinpäätösvertailut useita kausia ja laskentoja rinnan

- kuunvaihdeajo

- saldoreskontran tulosteet

- tiliöintitosite

- koko vuoden päiväkirja (aputuloste)

- johdon raportti

•	debet- ja kredit-tili-ikkunoista

- tilikartta

- haluttujen tilien tapahtumat valitulta jaksolta


Uuden kirjanpidon perustaminen

Siirry yritysluettelo-ikkunaan. Käynnistyessään ohjelma tulee siihen itsestään. Muulloin voit siirtyä siihen valitsemalla Yritys|Vaihda yritys.

Paina Luo uusi yritys -painiketta

Syötä yrityksen nimeksi vapaamuotoinen teksti, esim. Asteri Malliyritys Oy Ohjelma tarjoaa yritykselle perustettavan alihakemistonnimeksi aster. Tarvittaessa kirjoita tilalle jokin kuvaavampi, enintään 8-merkkinen nimi, esim. malli.

Paina OK.

Yrityksen alihakemisto on nyt valmis. Voit jatkaa tästä esimerkiksi perustamalla uuden tilikauden.


Uuden tilikauden perustaminen

Uuden tilikauden perustamisessa luot tilikaudelle tietokannan, valitset ja muokkaat tilinpäätösrungon ja tilikartan. Mahdollisesti teet myös tilinavauksen ja alat kirjata ensimmäistä päiväkirjaa.

Näin perustat uuden tilikauden

Siirry siihen yritykseen, jolle haluat luoda tilikauden, ja yrityksen tilikaudet -ikkunaan. Jos olet vasta perustanut yrityksen, ohjelma on vienyt Sinut ko. ikkunaan automaattisesti. Jos olet vasta käynnistänyt ohjelman tai olet muuten vain Yritysluettelo-ikkunassa, valitse oikea yritys kaksois-näpäyttämällä tai painamalla Siirry yritykseen. Jos olet muualla ohjelmassa, käytä toimintoja  Yritys|Vaihda yritys ja Yritys|Vaihda tilikausi.

Paina Luo uusi tilikausi -painiketta

Varmista, että yrityksen nimi on oikein. Syötä tilikauden nimeksi vapaamuotoinen teksti, esim. 1996 tai 1.1. - 31.12.1996 tai 1.4.1996 - 31.1997. Jos olet perustamassa budjettia, syötä tilikauden nimen alkuun jokin sopiva tunniste, esim. tilikauden nimi = budjetti 1996 tai bd 1.4.1996 - 31.1997 Paina OK.

Nimeä perustettava tilikausitietokanta. Suositeltava nimi on neljän merkin mittainen ja kuvaa yritystä ja sen tilikautta, esimerkiksi Asteri Malliyritys Oy:n vuosi 1996 voisi olla as96.wkp tai am96.wkp tai ma96.wkp tai my96.wkp.
Neljämerkkisyyttä puolustaa se, että tällöin loput neljä DOSin ja Win1x:n sallimista kahdeksasta merkistä jäävät käyttöön ohjelman erotellessa ja automaattisesti nimetessä muistiotositteita, kustannuspaikkojen tietokantoja jne. Ehdotonta estettä ei kuitenkaan ole sille, että esimerkiksi nimeäisit budjetin my96bd.wkp:ksi tai kalenterivuodesta poikkeavan tilikauden my9697.wkp:ksi.
Tarkennetta .wkp ei ole pakko syöttää, ohjelma lisää sen tarvittaessa.

Paina OK.

Tilinpäätösrungon valinta ja muokkaus.
Lue tilinpäätösrungon muokkauksen ohjeet. Paina OK. Valitse pohjaksi sopiva tilinpäätösrunko, esimerkiksi ohjelman mukana toimitettu mallitilirunko tai jollekin muulle tilikaudelle tai yritykselle muokkaamasi tilirunko.
Ohjelma ei ymmärrä Asteri Kirjanpidon DOS-version tilirunkoja.

Jos haluat määritellä tilirungon vasta myöhemmin, valitse tässä vaiheessa mikä tahansa mallitilirunko ja paina Jatka!
Voit vaihtaa oletustilirungon myöhemmin valinnalla Työvaihe|Omien tietojen määritys. Voit muokata tilirunkoja myöhemmin valinnalla Työvaihe|Tilinpäätösrungon muokkaus.

Kun olet tyytyväinen tilinpäätösrunkoon, paina Jatka.
Tällöin ohjelma ehdottaa tallettavansa tilinpäätösrungon yrityksen omaan alihakemistoon tilikausitietokannan nimeä vastaavalla nimellä. Esimerkiksi jos tilikausitietokannan nimi on c:\winkp\firma\fi96.wkp, ohjelma ehdottaa tilinpäätösrungon nimeksi c:\winkp\firma\fi96.wtr. Hyväksy tämä painamalla OK tai muuta tilalle haluamasi tiedostonimi.

Samassa yhteydessä ohjelma merkitsee ko. tilirungon kyseisen tilikauden oletustilirungoksi. Kun tulostat tilinpäätöksiä, ohjelma ehdottaa käytettäväksi oletustilirunkoa. Tämän sijaan voit aina halutessasi valita jonkin muun tilirungon. Näin saat tarvittaessa tulostettua samasta kirjanpitoaineistosta erilaisen kaavan mukaisia laskelmia.

Tilikartan valinta ja muokkaus
Ilmoita, haluatko valita tilikartan pohjaksi ohjelman mukana toimitetun mallitilikartan (tai muun Asteri Kirjanpidon DOS-version muotoisen tilikartan) vai toisessa tällä Windows-ohjelmalla tehdyssä tilikaudessa käytetyn tilikartan. Valintasi mukaan ohjelma kopioi ko. tilikartan tilinumero-, ALV-tunnus- ja tilinnimitiedot perustettavan tilikausitietokannan sisään. Halutessasi voit luoda tilikartan täysin tyhjästä.
Käytännössä mallitilikartta on yleensä hyvä pohja yrityskohtaisen tilikartan laadinnassa. Tässä vaiheessa voit lisätä tilikarttaan tarvittavia tilejä, poistaa tarpeettomia tilejä, muokata tilinnimiä, ALV-koodeja jne. Tilikartan ALV-koodaus Tässä vaiheessa voit vielä vaihtaa koko tilikartankin.

Koska tilikartta on kiinteästi tilikausikohtainen, et voi vaihtaa sitä enää kokonaan sen jälkeen kun olet luonut ensimmäisen päiväkirjan. Myöhemmin voit kylläkin yksitellen lisätä tilejä, muokata tilinnimiä ja ALV-tunnuksia sekä poistaa tilejä, joille ei ole kirjattu tapahtumia tilikauden aikana.

Uuden tilikauden perustaminen tulee kyseeseen mm., kun

- alat tehdä uuden tilikauden kirjanpitoa

- haluat tehdä uudelle tilikaudelle vertailutiedoiksi budjetin

- haluat siirtää vanhoja tilikausia Windows-versiolle

Toisin sanoen uusi tilikausi, vanha tilikausi ja budjetti perustetaan kukin omaksi tilikausitietokannakseen. Budjetin luominen. Vanhan Asteri Kirjanpidon DOS-aineiston siirtäminen.

Tilinavaus.

Päiväkirjojen kirjaaminen


Mallitilirungot

Ohjelman mukana toimitetut mallitilirungot ovat:

ab95.wtr	osakeyhtiö (ruotsinkielinen)

am98.wtr	ammatinharjoittaja

as98.wtr	asunto-osakeyhtiö

ay98.wtr	avoin yhtiö

kl98.wtr	asunto-oy (Kiinteistöliiton numerointi)

ky98.wtr	kommandiittiyhtiö

lh98.wtr	liikkeenharjoittaja

mv98.wtr	maatalous

oy98.wtr	osakeyhtiö, suppea tase

oy98l.wtr	osakeyhtiö, laaja tase

u198.wtr	urheiluseura, kaava 1

u298.wtr	urheiluseura, kaava 2

u398.wtr	urheiluseura, kaava 3

yh98.wtr	yhdistys

Tiedostonnimien vuosilukuosuus vaihtuu tietysti vuosittain.

Mallitilirungot löytyvät ohjelman päähakemistosta, esim. c:\winkp. Itse muokkaamasi tilirungot löytynevät ko. yritysten omista alihakemistoista, esim. c:\winkp\firma.

Useimmiten mallitilirunko kelpaa sellaisenaan eikä sitä tarvitse muokata lainkaan. Halutessasi voit lisäillä rivejä (Muokkaa|Lisää) ja poistaa rivejä (Muokkaa|Poista).Kaikkia tekstejä voit muokata suoraan kirjoittamalla. Tilinpäätösrungon koodausohjeet


Mallitilikartat

Ohjelman mukana toimitetaan seuraavat mallitilikartat:

abtk95.tka	osakeyhtiö (ruotsinkielinen)

amtk98.tka	ammatinharjoittaja

astk98.tka	asunto-osakeyhtiö

aytk98.tka	avoin yhtiö

kytk98.tka	kommandiittiyhtiö

lhtk98.tka	liikkeenharjoittaja

mvtk98.tka	maatalous

oytk98.tka	osakeyhtiö

u1tk98.tka	urheiluseura, kaava 1

u2tk98.tka	urheiluseura, kaava 2

u3tk98.tka	urheiluseura, kaava 3

yhtk98.tka	yhdistys

Tiedostonnimien vuosiluvut vaihtuvat tietysti vuosittain.

Käytännössä mallitilikartta on yleensä hyvä pohja yrityskohtaisen tilikartan laadinnassa. Tässä vaiheessa voit lisätä tilikarttaan tarvittavia tilejä, poistaa tarpeettomia tilejä, muokata tilinnimiä, ALV-koodeja jne. Tilikartan ALV-koodaus Tässä vaiheessa voit vielä vaihtaa koko tilikartankin.

Koska tilikartta on kiinteästi tilikausikohtainen, et voi vaihtaa sitä enää kokonaan sen jälkeen kun olet luonut ensimmäisen päiväkirjan. Myöhemmin voit kylläkin yksitellen lisätä tilejä, muokata tilinnimiä ja ALV-tunnuksia sekä poistaa tilejä, joille ei ole kirjattu tapahtumia tilikauden aikana.


Vertailuaineistot edellisistä tilikausista

Aiempien tilikausien kirjanpitoaineistoa on usein mielekästä käyttää vertailuaineistona erilaisissa tilinpäätösvertailuissa.

Riippuen siitä, miten aiempien tilikausien kirjanpito on tehty ja millä tarkkuudella vertailuja halutaan tehdä, saadaan erilaisia tilanteita:

* Jos aiemmat tilikaudet on tehty tällä ohjelmalla, säästä kovalevylläsi ja/tai varmuuskopiolevykkeellä ko. tilikausitietokannat. Muussa tapauksessa

* Jos aiemmat tilikaudet on tehty Asteri Kirjanpidon DOS-versiolla ja jos haluat vertailuaineistoa kuukausittaisella tarkkuudella, siirrä koko kirjanpitoaineisto aidoksi Windows-aineistoksi tai jos Sinulle riittää tilikausittainen tarkkuus, siirrä koko aiemman tilikauden saldot ikään kuin tilinavaukseksi tilikarttaan tai päiväkirjaksit. Muista kuitenkin siirtää kaikkien tilien saldot; ei vain taseen tilien.

* Jos aiemmat tilikaudet on tehty muulla ohjelmalla tai käsin, ei vertailu-aineistoa voi lukea automaattisesti. Tällöin kuukausittaisen aineiston uudelleen syöttäminen käsin lienee liian työlästä. Sen sijaan voit kohtuullisella vaivalla syöttää koko aiemman tilikauden saldot joko tilikarttaan tilinavaussaldoiksi tai ensimmäiseen ja ainoaan päiväkirjaan.


Varmuuskopiointi

Jos haluat varmuuskopion kaikesta yrityksen kirjanpitoaineistosta, kopioi koko ko. yrityksen alihakemisto, esim. c:\winkp\firma, sisältöineen.

Jos haluat varmuuskopion yhdestä tilikaudesta, kopioi

- tilikauden tietokanta (.wkp)

- tilinpäätösrunko/rungot (.wtr)

- mahdolliset kustannuspaikkojen tietokannat (.wkp)

- mahdolliset reskontratiedostot (.wrm, .wro)

Varmuuskopion voit tehdä levykkeelle, magneettinauhalle, toiselle kovalevylle tms. sen mukaan kuin laitteistosi sallii. Yhden yrityksen yksi tilikausi sopii yleensä yhdelle 1,44 Mt levykkeelle.

Varmuuskopioinnin voit suorittaa tavallisilla tiedostojen kopiointityökaluilla, esimerkiksi Windowsin Tiedostonhallinta-ohjelmalla, Windows 95:n Oma Tietokone -ohjelmalla tai DOSin copy-komennolla.

Myös ohjelman sisällä on varmuuskopiointi- ja varmuuskopion palautus -toiminnot. Niillä voit varmuuskopioida ja/tai palauttaa yhden tilikauden tietokannan kerrallaan. Tietokanta tulee varmuuskopiolevylle pakatussa muodossa (.wkp:stä tulee .wk_), jolloin levykkeelle mahtuu enemmän tietoa kuin pakkaamattomana.


Ohjelman tekemä varmuuskopio

Varmuuskopioinnin voi suorittaa ohjelman avulla seuraavasti:

1) Yrityksen tilikaudet -ikkunassa siirrä kohdistin sen tilikauden kohdalle, jonka haluat varmuuskopioida

2) Valitse Tiedosto|Varmuuskopioi tilikausi

3) Ilmoita syöttöikkunassa kirjaintunnuksella asema, jossa varmuuskopiolevyke on (esim. a:)

4) Tällöin ohjelma tekee varmuuskopion kaikesta ko. tilikauteen liittyvästä materiaalista. Tilikauden tietokanta pakataan, jotta se mahtuu paremmin levykkeelle. Samoin tilikauteen liittyvä tilinpäätösrunko kopioituu levykkeelle. Pakattu tilikausitietokanta saa nimensä alkuperäisen perusteella, esim. olkoon tilikauden tietokanta as95.wkp; tällöin varmuuskopioitu pakattu tietokanta on as95.wk_. Tilinpäätösrunko kopioituu alkuperäisellä nimellään.

Ohjelman tuottama varmuuskopio voidaan palauttaa seuraavasti:

1) Laita kyseinen varmuuskopiolevy asemaan

2) Yrityksen tilikaudet -ikkunassa valitse Tiedosto|Palauta varmuuskopio

3) Tiedostonvalintaikkunassa ilmoita, missä ja minkänimisenä varmuuskopio on (esim. a:\as95.wk_)

4) Ohjelma purkaa levykkeellä pakatussa muodossa olevan tilikausitietokannan kovalevylle. Samoin tilikauteen liittyvä tilinpäätösrunko kopioituu kovalevylle.


Salasana

Ohjelman käynnistyttyä eri yritysten kirjanpitoaineisto on hyvin helposti ja havainnollisesti avattavissa ilman minkäänlaista ohjelman käytön kokemusta. Jos haluat estää asiattomia henkilöitä käynnistämästä kirjanpito-ohjelmaa, käytä salasanaa. Salasana ei täydellisesti estä tietoisesti ja tavoitteellisesti toimivaa hyvin taitavaa murtautujaa varastamasta kirjanpitoaineistoa, mutta se pitää kyllä satunnaisen nuuskijan loitolla.

Salasana asetetaan Yritysluettelo-ikkunan toiminnolla Salasana|Aseta. Kirjoita vanhaksi salasanaksi vanha salasana, jos sellainen on olemassa. Kirjoita uusi salasana varmistuksen vuoksi kahteen kertaan samanlaisena. Salasanan pituus on vapaa, suositus on 4-15 merkkiä. Salasanan suhteen ohjelma pitää isoja ja pieniä kirjaimina eri merkkeinä, esim. jos salasana on Ax4f, ohjelma ei käynnisty syöttämällä salasanaksi AX4F.

Salasanaksi voi valita suunnilleen mitä vain. Liian helposti arvattavia salasanoja ovat yleensä kirjanpitäjän tai lähisukulaisten nimet, osoitteet, henkilötunnukset ja koneen vieressä seinällä lukevat tekstit. Hyvä salasana on helppo muistaa, mutta vaikea arvata. Esimerkiksi mielirunosi ensimmäisten sanojen toiset kirjaimet: Maamme-laulusta tulee iauya. Tai mukaelma jostain sanonnasta: This is a good password for you -> thgdpw4u. Älä tietenkään käytä tässä mainittuja salasanoja!

Jos jostain syystä olet unohtanut salasanasi, ota yhteys Atsoftiin, niin asia selvitetään.


Siirtyminen DOS-versiosta

Asteri Kirjanpidon DOS-versio tallentaa kirjanpitoaineiston erilaisiin tiedostoihin kuin Windows-versio. Tämän vuoksi kirjanpitoaineisto on erikseen siirrettävä Windows-ohjelman käyttämään muotoon seuraavasti:

1) Luo uusi yritys (ellei sopivaa jo ole)

2) Luo uusi tilikausi

3) Ota oletustilirungoksi sopivin Atsoftin toimittama .wtr

4) Ota tilikartaksi DOS-versiolla tehty .tka

5) Luo uusi päiväkirja

6) Lue tyhjän päiväkirjan perään .pvk

7) Toista vaiheet 5 ja 6 kunnes koko tilikausi on siirretty

8) Toista vaiheet 2-7 kunnes kaikki yrityksen tilikaudet on siirretty

9) Toista vaiheet 1-8 kunnes kaikki yritykset on siirretty

DOS-versiolla muokattua tilinpäätösrunkoa ei ohjelma kykene lukemaan. Tilinpäätösrungoksi kannattaa valita sopivin Atsoftin toimittamista mallitilirungoista ja muokata sitä tarpeen mukaan.

DOS-versiolla määritellyt omat tiedot ja vakiokirjaukset eivät siirry automaattisesti, vaan ne on syötettävä uudelleen. Kun vakiokirjaukset on kertaalleen kirjoittanut Windows-ympäristössä, ne voidaan lukea sisään toisiin tilikausitietokantoihin Päiväkirjan kirjaus -työvaiheen Kirjausmakro-ikkunan valinnalla Tiedosto|Kopioi toisesta tilikaudesta


Tilinpäätösrungon muokkaus

Ohjelman mukana toimitetaan eri yhtiömuotojen mallitilirungot (.wtr). Usein riittää, että niistä valitaan sopiva. Tarvittaessa voidaan tilinpäätösrunkoa muokata sopivammaksi tilinpäätösrungon muokkausikkunassa joko tilinpäätösrungon muokkaus- tai tilikartan muokkaus -työvaiheessa. Tilinpäätösrunko määrittelee tuloslaskelman ja taseen tulostumistavan seuraavasti:

Tilinpäätösrungon muokkausikkunan taulukossa on neljä saraketta: teksti, pienin tili, suurin tili ja kerroin. Taulukkoon mahtuu enintään 300 riviä. Taulukossa liikkumisen ja tekstin muokkauksen ohjeet.

Tuloslaskelmaan ja taseeseen tulostuvat otsikot kirjoitetaan teksti-sarakkeeseen.

Tuloslaskelman ja taseen asettelu sisennyksineen määrätään teksti-sarakkeen alkuun kirjoitettavilla tähdillä (*). Kukin tähti tarkoittaa yhtä sisennystä (vrt. sarkain-merkki).

Tuloslaskelman ja taseen otsikoiden kohdalle tulostuvat summat määritellään seuraavasti:

Tähtien määrämälle alimmalle hierarkiatasolle merkitään tiliväli, jonka alueella olevien tilien saldot lasketaan yhteen teksti-sarakkeen määräämän otsikon alle.

Kerroin-sarakkeeseen merkitään kertoimeksi -1, jos ollaan tuloslaskelman tai taseen vastattavan alueella. Jos taas ollaan taseen vastaavan alueella, kertoimeksi merkitään 1. Näin ohjelma osaa kääntää tilikartan saldojen etumerkit siten, että summat tulostuvat oikein.

Tähtien määräämien ylempien hierarkiatasojen summat ohjelma laskee heti perässä olevien alempien otsikoiden summana.

Tuloslaskelman ja taseen tulostumista määrääviä ohjausmerkkejä ovat lisäksi seuraavat kerroin-sarakkeeseen kirjoitettavat tunnukset:

--- 	- tulostetaan yksinkertainen alleviivaus

=== 	- tulostetaan kaksoisalleviivaus

summa	- lasketaan ja tulostetaan välisumma

vertailusumma	- edellisen lisäksi toimii vertailusummana tilinpäätösvertailussa  ('% liikevaihdosta')

laske voitto/tappio	- lasketaan ja tulostetaan tilikauden tulos (sillehän ei ole omaa tiliä tilikartassa)

näytä voitto/tappio	-  tulostetaan em. laskettu tulos

sivunvaihto	- vaihdetaan sivua

nollaus	- nollataan välisummien laskenta; tämä on oltava tuloslaskelman ja taseen välissä 	ja taseen vastaavan ja vastattavan välissä


Arvonlisäveron koodaaminen

ALV:n kirjaamisperiaate

Myynneistä maksettavat ALV:t kirjataan taseeseen veloiksi. Ostojen vähennettävät ALV:t kirjataan taseeseen saamisiksi. Kutakin eri verokantaa varten on oma velka- ja saamistilinsä. Kuukauden lopussa tehdään ALV-laskelma/kirjaus, jossa kyseiset velka- ja saamistilit tyhjennetään ja erotus kirjataan ALV-velka -nimiselle tilille. Kun vero aikanaan maksetaan, se kirjataan tältä tililtä.

Kuukauden tapahtumat kirjataan joko netto- tai bruttokirjauksina. Nettokirjauksissa ALV lasketaan ja kirjataan tapahtumakohtaisesti. Bruttokirjauksissa tapahtumat kirjataan veroineen ao. tulo- ja kulutililleen. Näin tileille tulee kirjattua sekä veron osuus että netto-osuus. Verot siirretään kuukauden lopussa taseeseen bruttokirjausten oikaisulla

ALV:n koodaaminen

Tilien arvonlisäverokäyttäytyminen määritellään tilikartassa. Muokkaus tapahtuu tilikautta perustettaessa tilikartan muokkaus -työvaiheen tilikartta- ja arvonlisäveroprosentti-ikkunoissa.

Myöhemmin tilikautta kirjattaessa on mahdollista muuttaa arvonlisäveroprosentteja päiväkirjan kirjaus -työvaiheen arvonlisäveroprosentti-ikkunassa. Tehty muutos vaikuttaa vain muutoksen jälkeiseen työskentelyyn.

Arvonlisäverolliset myynti-, osto- ja kulutilit koodataan seuraavasti:

Tilinumero	ALV	Tilin nimi

xxxx	AMN22	Myynti ALV 22% nettokirjausperiaate

xxxx	AMN17	Myynti ALV 17% nettokirjausperiaate

xxxx	AMN12	Myynti ALV 12% nettokirjausperiaate

xxxx	AMN6	Myynti ALV 6% nettokirjausperiaate

xxxx	AMB22	Myynti ALV 22% bruttokirjausperiaate

xxxx	AMB17	Myynti ALV 17% bruttokirjausperiaate

xxxx	AMB12	Myynti ALV 12% bruttokirjausperiaate

xxxx	AMB6	Myynti ALV 6% bruttokirjausperiaate

xxxx	VM	veroton myynti

xxxx	AON22	Ostot ALV 22% nettokirjausperiaate

xxxx	AON17	Ostot ALV 17% nettokirjausperiaate

xxxx	AON12	Ostot ALV 12% nettokirjausperiaate

xxxx	AON6	Ostot ALV 6% nettokirjausperiaate

xxxx	AOB22	Ostot ALV 22% bruttokirjausperiaate

xxxx	AOB17	Ostot ALV 17% bruttokirjausperiaate

xxxx	AOB12	Ostot ALV 12% bruttokirjausperiaate

xxxx	AOB6	Ostot ALV 6% bruttokirjausperiaate

Vinkki: 	Jos olet vasta perustamassa tilikautta ja määrittelemässä siihen tilikarttaa, saat helppokäyttöisen ALV-koodien valitsemiseen tarkoitetun valikon siirtämällä hiiren kohdistimen ALV-sarakkeen päälle ja painamalla hiiren oikeanpuoleista painiketta.


Arvonlisäverokannat

Arvonlisäverokantojen koodaminen

Arvonlisäverokannat koodataan arvonlisäveroprosentti-ikkunassa joko tilikartan muokkaus- tai päiväkirjan kirjaus-työvaiheessa.

Jokaisella arvonlisäverokannalla on tunnus sekä arvonlisäverokantaa vastaava prosentti. Oletuksena on prosenttia vastaava tunnus.

Esimerkki

Koodi	Prosentti

22	22,00

17	17,00

12	12,00

6	6,00

Ensimmäisenä on mainittava yleinen verokanta, sitten alemmat verokannat. Ohjelma hyväksyy rajoittamattoman määrän arvonlisäverokantoja. Arvonlisäverokannan muuttuessa ei tilikartan alv-koodeja tarvitse muuttaa; riittää, että muuttaa tunnusta vastaavaa prosenttia.


Myynnin arvonlisävero

Myynnistä suoritettavat verot

Arvonlisäverolliset myyntitilit koodataan kirjausperiaatteen ja verokannan koodeilla seuraavasti:

* nettokirjausperiaatteella kirjattavien tilien koodi alkaa AMN

* bruttokirjausperiaatteella kirjattavien tilien koodi AMB

* kirjausperiaatekoodin jälkeen on verokannan tunnus, esim. AMN22 (verokanta on tunnukselle määritetty Prosentti)

* jokaiselle verokannalle perustetaan tili, jolle kirjataan kyseisen verokannan ALV-velka. Tili koodataan MA ja verokannan tunniste, esim. MA22

Arvonlisäveronkirjaaminen


Ostojen arvonlisävero

Kohdekuukauden vähennettävät verot

Arvonlisäverolliset vähennykseen oikeuttavat ostotilit koodataan kirjausperiaatteen ja verokannan koodeilla seuraavasti:

* nettokirjausperiaatteella kirjattavien tilien koodi alkaa AON

* bruttokirjausperiaatteella kirjattavien tilien koodi alkaa AOB

* kirjausperiaatekoodin jälkeen on verokannan ilmoittava tunnus, esim. AON22 (verokanta on tunnukselle määritetty Prosentti)

* jokaiselle verokannalle perustetaan tili, jolle kirjataan kyseisen verokannan ALV-saaminen. Tili koodataan OA ja verokannan tunniste, esim. OA22

Arvonlisäveron kirjaaminen


Tilitettävä arvonlisävero

Arvonlisäverovelka/tilitettävä vero

Tili, jolle ohjelma kirjaa ostojen alv-velkatilien ja myynnin alv-saamistilien saldot, koodataan AV


Veroton myynti

VM-koodattujen tilien kuukauden saldo lasketaan yhteen ALV-laskelman kohtaan VEROTON MYYNTI.


Yhteisökaupan arvonlisävero

Maahantuotaessa tavaraa yhteisömaista (EU) on tuojan oma-aloitteisesti maksettava ALV. Sama ALV saadaan yleensä saman tien vähentää.

Yhteisökaupan ALV:tä varten tilikartassa on seuraavat ALV-koodit:

YV	Yhteisöhankintojen ALV-saaminen (vähennettävä vero). Tälle tilille kirjataan/kirjautuu yhteisöhankintojen johdosta vähennettävä vero.

YS	Yhteisöhankintojen ALV-velka (suoritettava vero). Tälle tilille kirjataan/kirjautuu yhteisöhankintojen johdosta maksettava vero.

Ohjelma laskee ja kirjaa suoritettavat ja vähennettävät verot automaattisesti, kun yhteisöhankinnat kirjataan seuraavasti koodatuille tileille:

YHM	Yhteisöhankinta, ALV kirjataan manuaalisesti

YHE	Yhteisöhankinta, ALV-säädösten nojalla veroton

YHV22	Yhteisöhank., josta suoritetaan ja vähenn. vero 22%

YHV12	Yhteisöhank., josta suoritetaan ja vähenn. vero 12%

YHV6	Yhteisöhank., josta suoritetaan ja vähenn. vero 6%

YHS22	Yhteisöhank., josta suoritetaan (ei vähenn.) vero 22%

YHS12	Yhteisöhank., josta suoritetaan (ei vähenn.) vero 12%

YHS6	Yhteisöhank., josta suoritetaan (ei vähennetä) vero 6%

ALV-laskelmaa varten määritellään myös seuraavat tilit:

YM	Yhteisömyynti

MU	Myynti yhteisön ulkopuolelle

Arvonlisäveron kirjaaminen


Arvonlisäveron penninpyöristys

Arvonlisäverovelka tilitetään täysin markoin. Penninpyöristystä varten on Muut liiketoiminnan tuotot -ryhmässä tili ALV pennien pyöristys, jolla on ALV-koodi AP.


Bruttokirjausten oikaisu

Bruttokirjausperiaatteella kirjattujen tilien oikaisu

Valinnalla ALV|Oikaise bruttokirjaukset tulostuu oikaisutosite, joka kirjaa bruttokirjausperiaatteella kirjattujen ostojen ja myyntien ALV:n osuuden ao. tileille taseeseen.


Yhteisöhankintojen verokirjaus

Yhteisöhankintojen automaattinen verokirjaus/yhteisöhankintojen oikaisu

Valinnalla ALV|Kirjaa yhteisöhankintojen vero tulostuu yhteisöhankintojen automaattinen verokirjaus. Valinta kirjaa automaattisesti päiväkirjaan yhteisöhankinnoista suoritettavan ja vähennettävän veron.


Arvonlisäveroveron tarkistuslaskelma
Arvonlisäveron tarkistuslaskelma

Valinnalla ALV|Tarkistuslaskelma tulostuu arvonlisäveron tarkistuslaskelma, josta nähdään, täsmäävätkö kirjatut arvonlisäverot laskennallisten verojen kanssa.


Arvonlisäverolaskelma

Valinnalla ALV|ALV-laskelma tulostuu ALV-laskelma ja kirjautuu ALV-kirjaus. ALV-laskelma sisältää arvonlisäveron kuukausi-ilmoitukseen tarvittavat tiedot.


Tilinavaus

Vaihtoehtoiset tekotavat

Tilinavaus on tilikauden alussa suoritettava toimenpide, jolla kirjataan edellisen tilikauden päättävät saldot taseen tilien avaaviksi saldoiksi. Ohjelma tarjoaa tähän useita vaihtoehtoisia tapoja.

Tilinavaus voidaan kirjata suoraan tilikarttaan tilien avaaviksi saldoiksi tai siitä voidaan muokata tilinavauspäiväkirja. Kumpikin tapa on periaatteessa yhtä hyvä. Jos tilinavaussaldot kirjataan käsin, suoraan tilikarttaan kirjaaminen vaatii vähemmän näppäilytyötä. Jos tilinavaussaldot luetaan automaattisesti Asteri Kirjanpidolla (DOS tai win) tehdystä edellisestä tilikaudesta, kumpikin tapa käy. Jos tilinavauksessa halutaan eritellä tarkemmin joidenkin tilien sisältöä, esimerkiksi myyntisaamisia tai ostovelkoja, tilinavauspäiväkirja on ainoa mahdollisuus.

Kummassakin edellämainitussa tavassa tilinavauksen luvut voidaan syöttää käsin tai, jos edellinen tilikausi on kirjattu Asteri Kirjanpidon DOS- tai Windows-versiolla, tilinavaus voidaan lukea automaattisesti edellisen tilikauden päättävistä saldoista.

Uuden tilikauden kirjaaminen voidaan aloittaa, vaikkei edellinen tilinpäätös ole vielä valmis. Valitusta tilinavauksen tekotavasta riippuen jätetään tilikartan tilinavaussaldot nolliksi tai perustetaan tilinavauspäiväkirja, joka jätetään tyhjäksi. Tilinavausta voidaan palata täydentämään ja korjaamaan myöhemmin.

Tilinavaussaldojen automaattisilla lukutoiminnoilla voidaan tarvittaessa lukea myös kaikkien tilien tai esim. vain tuloslaskelman tilien saldot. Tällöin tilinavaustoimintoja voidaan käyttää kekseliäästi esim. laadittaessa budjettia, luotaessa vertailutietoja edellisistä Asteri Kirjanpidon DOS-versiolla tehdyistä tilikausista tai siirryttäessä Asteri Kirjanpidon DOS-versiosta Windows-versioon kesken tilikauden.

Kirjaamisen aloittaminen ennen tilinavauksen tekemistä

Kun olet perustamassa tilikautta, ohjelma kysyy, mihin ja miten tilinavaus tehdään.

Jos haluat tehdä tilinavauksen vasta myöhemmin tilikarttaan tilinavaussaldoiksi,

•	ohita tilanne valitsemalla manuaalisesti päiväkirjaksi.

•	Ohjelman tarjotessa ensimmäisen päiväkirjan nimeksi tilinavaus syötäkin tilalle ensimmäisen kuukauden nimi, 	esimerkiksi tammikuu 1996, ja aloita kirjaaminen.

•	Voit palata täydentämään ja korjaamaan tilinavausta myöhemmin siirtymällä tilinavaus-työvaiheeseen kaksoisnäpäyttäen Yrityksen tilikaudet -ikkunan Avaus-saraketta tai valiten muualla ohjelmassa Työvaihe|Tilinavaus.

•	Tilinavaussaldot voit näppäillä käsin tai lukea edellisen tilikauden tiedostoista toiminnoilla Tiedosto|Avaus DOS-saldoista (tasetilit) ja Tiedosto|Avaus ed. tilikaudesta (tasetilit).

Jos haluat tehdä tilinavauksen vasta myöhemmin tilinavauspäiväkirjaksi,

•	valitse manuaalisesti päiväkirjaksi.

•	Hyväksy, kun ohjelma tarjoaa ensimmäisen päiväkirjan nimeksi tilinavaus.

•	Jätä tilinavauspäiväkirja tyhjilleen.

•	Luo uusi päiväkirja toiminnolla Tiedosto|Uusi päiväkirja. Anna sille nimeksi esimerkiksi tammikuu 1996. Kirjaa päiväkirja jne.

•	Kun tilinavaus on selvillä, palaa tilinavauspäiväkirjaan toiminnolla Tiedosto|Avaa päiväkirja.


Tilinavaus tilikarttaan

Edellinen tilikausi on tehty Asteri Kirjanpidon Windows-versiolla

* valitse: edellisestä Windows-tilikaudesta (taseen tilit)

* paina OK

* valitse edellisen tilikauden tietokanta

* paina OK

* vastaa valintaikkunan kysymyksiin:

* taseen tilit ovat yleensä välillä 1000-2999

* edellisen tilikauden tulos kirjataan esimerkiksi tilille ed. tilikausien voitto/tappio, syötä esim. 2020

* myös yksityistilien saldot siirretään esimerkiksi tilille ed. tilikauden voitto/tappio

Edellinen tilikausi on tehty Asteri Kirjanpidon DOS-versiolla

* valitse: edellisestä DOS-tilikaudesta (taseen tilit)

* paina OK

* valitse edellisen tilinpäätöksen saldoluettelo

* paina OK

* vastaa valintaikkunan kysymyksiin:

* taseen tilit ovat yleensä välillä 1000-2999

* edellisen tilikauden tulos kirjataan esimerkiksi tilille ed. tilikausien voitto/tappio, syötä esim. 2020

* myös yksityistilien sisältö kirjataan esimerkiksi tilille ed. tilikauden voitto/tappio

Edellistä tilikautta ei ole taikka se on tehty kynällä ja paperilla tai muulla kuin Asteri-perheen kirjanpito-ohjelmalla

* valitse: manuaalisesti tilikarttaan

* kirjaa taseen tileille avaavat saldot näppäilemällä

Ota tilinavauksen tulosteet Tulosta-valikosta.


Tilinavaus päiväkirjaksi

* Luo ensimmäiseksi päiväkirjaksi tilinavaus

* Tilinavausviennit saat jollakin seuraavista tavoista

1) käsin näppäilemällä

* Kirjaa kutakin tiliä kohti yksi tositerivi seuraavasti

* tositenumero 0

* päivämäärä esimerkiksi 01-01-96

* debet- tai kredittilin numeroksi tilinumero

* summaksi tilin avaava saldo Jos haluat eritellä tarkemmin jotakin tiliä, esim. myyntisaamisia tai ostovelkoja, kirjaa useampi rivi tiliä kohti.

2) automaattisesti tällä ohjelmalla tehdystä edellisestä tilikaudesta

* valitse Tiedosto|Päiväkirja saldoista|Toisesta tilikaudesta

* valitse edellisen tilikauden tietokanta

* valitse, mitkä tilit siirretään, esim. Tilistä 1000 tiliin 2999 ja mikä päivämäärä kirjataan, esim.  01-01-96

* paina OK

* kun tilinavauspäiväkirja on luettu, tarkista ja  korjaa se tarvittaessa ed. tilikauden tuloksen ja yksityistilien osalta

3) automaattisesti Asteri Kirjanpidon DOS-versiolla tehdystä edellisestä tilikaudesta

* valitse Tiedosto|Päiväkirja saldoista|DOS-tiedostosta

* valitse edellisen tilikauden päättävä saldotiedosto

* valitse, mitkä tilit siirretään, esim. Tilistä 1000 tiliin 2999 ja mikä päivämäärä kirjataan, esim.  01-01-96

* paina OK

* kun tilinavauspäiväkirja on luettu, tarkista ja korjaa se ed. tilikauden tuloksen ja yksityistilien osalta

Ota tilinavauksen tulosteiksi Tulosta-valikosta esimerkiksi

- päiväkirja

- saldoluettelo

- tuloslaskelma ja tase


Päiväkirjan kirjaustila

Päiväkirjan kirjaamisen vaiheet

Normaalitapauksessa kunkin kuukauden tapahtumat kirjataan omaksi päiväkirjakseen. Päiväkirjan kirjaamiseksi suorita seuraavat toimenpiteet:

1) Luo uusi päiväkirja

Tullessasi kirjaamaan tilikautta kirjoita Yrityksen päiväkirjat -ikkunan yhdistelmäkenttään uuden päiväkirjan nimi, tai ollessasi päiväkirjan kirjaustilassa valitse Päiväkirja-ikkunan toiminto Tiedosto|Uusi päiväkirja... ja syötä uuden päiväkirjan nimi.

2) Kirjaa kuukauden tositteet

3) Halutessasi voit myöhemmin jatkaa tai korjata päiväkirjaa

Tullessasi kirjaamaan tilikautta valitse Yrityksen päiväkirjat-ikkunan yhdistelmäkentästä avattavan päiväkirjan nimi, tai ollessasi päiväkirjan kirjaustilassa valitse Päiväkirja-ikkunan toiminto Tiedosto|Avaa päiväkirja... ja valitse avattava päiväkirja.

4) Tee ALV-toimet

Jos päiväkirjassa on ALV-bruttokirjauksia, valitse ALV|Oikaise bruttokirjaukset.Jos päiväkirjassa on yhteisökauppaa, valitse ALV|Kirjaa yhteisöhankintojen vero. Valitse ALV|ALV-laskelma.Halutessasi voit ottaa aputulosteen ALV|Tarkistuslaskelma

5) Ota kuukauden tulosteet

Tulosta-valikosta voit ottaa tulosteet yksitellen tai toiminnolla Tulosta|Kuunvaihdeajo nippuna.

6) Korjaa mahdolliset virheet

Tarkistelun ja korjailun ohjeita. Mikäli korjaat tositteita, jotka koskevat ALV:tä, poista ALV-bruttokirjausten oikaisut, yhteisöhankintojen verokirjaus ja ALV-laskelman kirjaus ja tee ko. ALV-automaattikirjaukset uudelleen.

7) Ota uudet tulosteet

Tulosteita voit ottaa vapaasti niin moneen kertaan kuin on tarpeen.


Tositteiden kirjaaminen

Sarakkeisiin kirjattavat tiedot

Tositteet kirjataan Päiväkirja-ikkunaan. Kustakin viennistä kirjataan omalle rivilleen

tositenumero
Tositteet numeroidaan aikajärjestyksessä. Yhdessä tositelajin tunnuksen kanssa tositenumero yksilöi tositteen. Ohjelma esittää parilliset tositteet mustalla ja parittomat sinisellä tekstillä. Ohjelma tarjoaa automaattisesti sopivaa tositenumeroa; monirivisessä tositteessa samaa kuin edellisellä rivillä, tositteen mentyä tasan seuraavaa vapaata tositenumeroa ja tositelajia käytettäessä seuraavaa vapaata tositenumeroa ko. tositelajissa.

päivämäärä
Päivämäärä ilmoittaa tapahtuman ajankohdan yrityksen kannalta. Päivämäärän esitysmuoto on vapaa, enintään 12 merkkiä, esimerkiksi 05-11-96.

tositelaji
Tositelajin käyttäminen on vapaaehtoista. Pienehköissä kirjanpidoissa tositelajin käyttäminen ei ole tarpeen. Suurehkoissa kirjanpidoissa tositelajeja voivat muodostaa esim. eri pankkiryhmissä olevat tilit, eri osastojen tapahtumat jne. Voit valita kullekin tositelajille tunnuksen vapaasti, enintään 10 merkin pituisen. Kun syötät tositelajin tunnuksen, ohjelma etsii automaattisesti ko. tositelajissa seuraavan vapaan tositenumeron. Päiväkirjan paperituloste tulee järjestettynä tositelajeittain, jos Tositelaji-sarake on käytössä.

kustannuspaikka
Kustannuspaikan käyttäminen on vapaaehtoista.

laskunnumero
Laskunnumeron syöttäminen on vapaaehtoista. Laskunnumero-sarakkeen käytöstä ja siihen perustuvasta saldoreskontrasta.

selite
Selitteessä ilmoitetaan lyhyesti tapahtuman tyyppi, luonne, syy, peruste tms. Jos Selite-kenttä jätetään tyhjäksi, ohjelma tekee viennille selitteen automaattisesti debet- ja kredit-tilien nimien perusteella.

lisäselite
Lisäselitteen syöttäminen on vapaaehtoista. Lisäselitteeseen ei liity ohjelman kannalta erityistä toiminnallisuutta. Haluttaessa lisäselitteeseen voi kuitenkin kirjoittaa esimerkiksi
- ulkomaankaupassa valuuttamääräisen summan, esim. DM 345, USD 122 tms.
- tavarantoimituksissa mittalukuja, esim. 5 mottia, 100 litraa tms.
- jonkin muun erityisen hakutunnisteen
Lisäselitteestä, kuten muistakin sarakkeista, voit helposti etsiä tietyn tekstin sisältäviä vientejä toiminnolla Muokkaa|Etsi

debettilin numero, kredittilin numero
Viennin debet- ja kredit-tilit ilmoitetaan tilikartan mukaisilla tilinumeroilla. Tilin voi kirjata esimerkiksi
- syöttämällä koko tilinumeron
- syöttämällä tilinumeron alkua, jolloin ohjelma etsii tilikartasta ensimmäisen tilin, jonka numero alkaa annetulla tavalla
- syöttämällä osan tilin nimestä, jolloin ohjelma etsii tilikartasta ensimmäisen tilin, jonka nimessä on ko. teksti
- etsimällä Debettili- ja Kredittili-ikkunoista selaamalla tai Muokkaa|Etsi tili -toiminnolla sopiva tili. Tilinumeron voi siirtää päiväkirjaan esim. kaksoisnäpäyttämällä tiliä tai vedä-ja-pudota -menetelmällä.

markkamäärä
Markkamäärä syötetään näppäilemällä ko. summa. Toispuoleisten kirjausten tapauksessa tosite saadaan menemään tasan ja oikea markkamäärä kirjautumaan automaattisesti syöttämällä tähti (*) Summa-sarakkeeseen.

Sarakkeiden asettelu

Sarakkeiden järjestyksen voi vaihtaa seuraavasti: siirrä hiiren kohdistin sarakkeen otsikon päälle ja vedä sarake sopivaan kohtaan hiiren vasenta painiketta pohjassa pitäen. Sarakkeiden leveyden voi vaihtaa seuraavasti: siirrä hiiren kohdistin sarakkeiden välisen pystyviivan päälle ja vedä sarake leveämmäksi, kapeammaksi tai kokonaan piiloon pitämällä hiiren vasenta painiketta pohjassa. Sarakkeet saa palautettua alkuperäisiin asentoihin ja/tai näkyviin toiminnoilla Muokkaa|Kaikki sarakkeet näkyviin ja Muokkaa|Sarakkeet alkuasetelmaan.


Kaksipuoleinen ja toispuoleinen kirjaus

Lyhimmillään yhdestä tositteesta tulee yksi tositerivi, esimerkiksi

tosno	pvm	selite	debet	kredit	summa

123	01-02-96	käteismyynti	1700	3000	122,00

Usein yhdessä tositteessa on kyseessä useampi kuin kaksi tiliä, esim.

tosno	pvm	selite	debet	kredit	summa

145	10-02-96	tammikuun ep	2461	****	12435,00

145	10-02-96	tammikuun sotu	2462	****	1342,00

145	10-02-96	maksettu	****	1710	13777,00

Tehdyt kirjaukset näkyvät ensin punaisina. Vienti tallettuu kovalevylle välittömästi riviä vaihdettaessa, mistä merkiksi punainen väri poistuu.

Rivin vaihtuessa ohjelma ehdottaa automaattisesti seuraavaa tositenumeroa, samaa päivämäärää ja samaa tositelajia kuin edellisellä rivillä. Toispuoleisissa kirjauksissa ohjelma ehdottaa samaa tositenumeroa kuin edellisellä rivillä.

Toispuoleisen kirjauksen tapauksessa ohjelma näyttää debet-kredit-eroa niin kauan kuin tosite ei ole tasan. Tähtimerkillä (*) voit helposti kirjata erottavan summan.


Arvonlisäveron kirjaaminen

Arvonlisäveron kirjaaminen nettokirjauksena myyntitilille tapahtuu seuraavasti:

1) Kirjaa tapahtuman bruttosumma jättäen kredit-tili tyhjäksi

tosno	pvm	selite1	debet	kredit	summa

4	01-06-94	myyty kone	1500	****	12200.00

2) Syötä seuraavalle riville nettokirjaustilin numero, ...

tosno	pvm	selite1	debet	kredit	summa
4	01-06-94	****	3003

3) ... jolloin ohjelma kirjaa myyntitilille tapahtuman nettomäärän ja seuraavalle riville myynnin alv-velkatilille alv:n osuuden ja siirtyy seuraavaan tositteeseen. Koko tosite tulee siis näyttämään tältä:

tosno	pvm	selite1	debet	kredit	summa
4	01-06-94	myyty kone	1500	****	12200.00
4	01-06-94	myynti ALV22 nett.	****	3003	10000.00
4	01-06-94	myynnin 22% velka	****	2466	2200.00

Sama logiikka, debet- ja kredit -sarakkeet kääntäen, toimii kirjattaessa AON-koodatuille ostotileille.

Arvonlisäveron kirjaaminen bruttokirjauksena tapahtuu esim. seuraavasti:

tosno	pvm	selite1	debet	kredit	summa

9	01-06-94	Taxi Seutula-Malmi	4018	1700	159.00

(4018 = ostot ALV 6% bruttokirjaus; 1700 = kassa)

Kirjaushetkellä ei ohjelma kirjaa mitään automaattisesti. Kuun lopussa bruttokirjaukset oikaistaan valinnalla ALV|Oikaise bruttokirjaukset.

Yhteisöhankinnat kirjataan bruttokirjauksina. Yhteisöhankintoja maksettaessa tai ostoveloiksi kirjattaessa ei yleensä vielä tiedetä veron perusteena olevaa summaa. Kirjaa ensin kaikki yhteisöhankinnat ALV-koodaamattomille tileille (esim. 4090).

tosno	pvm	selite	debet	kredit	summa

1	02-02-96	osto EU-maasta	4090	1700	10000.00

Kun yhteisöhankinnasta suoritettavan (ja vähennettävän) veron peruste saadaan tietää, tee yhteisöhankinnasta kirjaus, jonka perusteella vero lasketaan käyttäen debet-tilinä ALV-koodattua yhteisöhankintatiliä ja vastatilinä yhteisöhankintojen oikaisutiliä.

tosno	pvm	selite	debet	kredit	summa

1	02-02-96	kirjaus EU-ostoksi	4060	4091	10125.00

Kirjaa markkamäärä ilman veron osuutta. Ohjelma laskee kuukauden lopuksi suoritettavan (ja vähennettävän veron määrän) toiminnolla ALV|Kirjaa yhteisöhankintojen vero.


Kirjaamisen nopeuttaminen

Ikkunan piirtymisen nopeuttaminen

Mitä hitaampaa konetta käytät ja mitä nopeammin kirjaat vientejä, sitä todennäköisemmin tositerivin vaihtuminen tuntuu tapahtuvan liian hitaasti. Tämä johtuu Päiväkirja-ikkunan piirtymisen hitaudesta. Ilman laitteistoparannuksia tätä asiaa voi helpottaa madaltamalla Päiväkirja-ikkunaa. Valitse esimerkiksi Ikkuna|Päiväkirja ja tilikartat ja tarvittaessa madalla hiirellä Päiväkirja-ikkunaa niin pieneksi kuin näet sopivaksi. Toinen nopeutusmahdollisuus on poistaa sini-musta väritys Päiväkirja-ikkunasta toiminnolla Muokkaa|Väritä joka toinen tosite.

Solun kopiointi

Kirjatessasi voit kopioida ylemmällä rivillä olevan tekstin kirjoittamalla solun alkuun pisteen (.) tai pilkun (,). Minkä tahansa Päiväkirja-ikkunan solun voit kopioida toiseen soluun hiirellä raahaamalla.

Pikakirjaukset eli kirjausmakrot

Aputekstit eli lunttilista


Kirjausmakrot

Kirjausmakro-ikkunan löydät valitsemalla Ikkuna|Kirjausmakrot. Siinä määrittelet yksirivisen kirjausmakron esimerkiksi seuraavasti:

kutsu	selite	debet	kredit	summa

shift+ctrl+A	käteismyynti	1700	3000

ja monirivisen esimerkiksi seuraavasti:

kutsu	selite	debet	kredit	summa

shift+ctrl+B	ep	2461

shift+ctrl+B	sotu	2462

shift+ctrl+B	maksettu	1710

Kutsu on aina SHIFT+CTRL+<kirjain tai numero>. Kirjausmakro saadaan kirjautumaan päiväkirjaan hiiren kaksoisnäpäytyksellä, hiirellä raahaamalla tai Päiväkirja-ikkunassa oltaessa painamalla kutsun mukaista näppäinyhdistelmää.

Kun olet jossakin tilikaudessa määritellyt tietyt kirjausmakrot, voit halutessasi lukea ne muihin tilikausiin toiminnolla Tiedosto|Kopioi toisesta tilikaudesta.

Muokkaa|Lisää eteen  -valinnalla voit lisätä halutulle kohdalle tyhjän kirjausmakrorivin.


Lunttilista

Lunttilista-ikkunan löydät valitsemalla Ikkuna|Lunttilista. Siihen voit kirjoittaa lyhyitä aputekstejä ja lukuja, joita voit hiirellä raahaamalla kopioida haluamiisi Päiväkirja-ikkunan soluihin.


Tarkistaminen ja Korjaaminen

Korjaamisen vaatimat toimenpiteet

Ohjelmalla on erittäin helppoa korjata näppäily- ym. virheitä niin tuoreimmassa kuin kaikissa aiemmissakin päiväkirjoissa. Korjaaminen tapahtuu siirtymällä korjattavan viennin kohdalle ja kirjoittamalla tilalle oikeat tiedot. Päiväkirjan korjaus tallettuu automaattisesti riviä vaihdettaessa kovalevylle. Samalla päivittyvät mahdollisesti muuttuneet saldot tilikarttaan ko. kuukauden kohdalle. Jos korjaukset koskevat ALV:a, poista oikaisutosite ja ALV-laskelma ja tee ne korjausten jälkeen uudestaan. Ainakin osa korjatun kuukauden ja sitä mahdollisesti seuraavien kuukausien paperitulosteista Sinun on otettava uudelleen.

Viennin etsiminen päiväkirjasta

Jos epäilet, että virheellisessä viennissä on jokin tietty teksti tai markkamäärä, etsiminen onnistuu helposti toiminnolla Muokkaa|Etsi. Määritä, mistä sarakkeesta ja mitä tekstiä haluat etsiä. Painettuasi OK ohjelma esittää löytämänsä viennit Haun tulos -ikkunassa. Kaksoisnäpäyttämällä jotakin riviä, pääset hyppäämään suoraan Päiväkirja-ikkunaan korjaamaan ko. vientiä.

Debet-kredit -erottavien tositteiden etsintä

Jos haluat tarkistaa, ovatko kaikkien kirjaamiesi tositteiden debet- ja kredit-vientien markkamäärä tasan, aja toiminto Muokkaa|Etsi DK-erottavat. Ohjelma ilmoittaa, ovatko kaikki tositteet menneet tasan ja jos eivät, mitkä tositteet erottavat.

Tilin tapahtumien ja saldon tarkastelu

Kirjatessasi tositteita voit koko ajan seurata tilien saldoja, koska ne näkyvät Debettili- ja Kredittili-ikkunoissa.

Jos epäilet, että jollekin tilille kirjatuissa vienneissä on virhe, voit käyttää em. toiminnon lisäksi Debettili- ja Kredittili-ikkunoiden toimintoja Tapahtumat|Tältä kuukaudelta tai Tapahtumat|Valitulta jaksolta.

Kun haluat tarkastella ruudulla tietyn tilin tämän kuun tapahtumia, valitse ko. tili jommasta kummasta tilikarttaikkunasta hiiren painalluksella. Valitse sitten Tapahtumat|Tältä kuukaudelta, jolloin ohjelma näyttää ko. tilin tapahtumat. Oikeanpuolimmaisessa sarakkeessa on tilin kumulatiivinen saldo, jota on mukava verrata esim. tiliotteeseen, kassakirjaan tms. Kun olet löytänyt virheellisen rivin, kaksoisnäpäytä, jolloin hyppäät suoraan Päiväkirja-ikkunaan korjaamaan ko. vientiä.

Kun haluat yhden tai useamman tilin tapahtumia paperille tai leikepöydälle, valitse jommassa kummassa tilikarttaikkunassa Tapahtumat|Valitulta jaksolta. Valintaikkunassa ilmoita, miltä tileitä ja miltä jaksolta haluat tapahtumat ja mihin ne tulostetaan.

Tilikartan ja tilinpäätösrungon ristiintarkistus

Tilikartan ja tilinpäätösrungon yhteensopivuuden voit tarkistaa Tilinpäätösrungon muokkaus -ikkunan toiminnolla Muokkaa|Tarkista kartta ja runko. Se ilmoittaa, mitkä tilit puuttuvat tilinpäätösrungosta ja mitkä ovat siinä useaan kertaan.

Saldojen tarkistuslaskenta

Aina ennen saldoluettelon tai pääkirjan tulostusta ohjelma tarkistaa automaattisesti, että tilikarttaan päivittyneet saldot vastaavat päiväkirjaan kirjattujen tositteiden mukaisia summia. Voit ajaa saman toiminnon itsekin (Muokkaa|Päivitä tämän kuun saldot), jos tuntuu, että saldot eivät ole kesken kuukauden päivittyneet oikein.

Toiminnon suoritettuaan ohjelma ilmoittaa, jos päiväkirjaan on kirjattu tapahtumia tileille, joita ei löydy tilikartasta. Tällöin voit käydä lisäämässä ko. tilit Debettili- tai Kredittili-ikkunan toiminnolla Muokkaa|Lisää tili ja ajaa tämän jälkeen saldojen tarkistuslaskennan ja/tai ko. tulosteen uudelleen.

Tulosteet

Ota kuukauden paperitulosteina ainakin

- päiväkirja

- pääkirja

- pääkirjan saldoluettelo

Muita tulosteita voit ottaa tarpeen mukaan.

Jos olet havainnut kirjausvirheitä, korjaa ne ja ota tulosteet uudelleen niin monta kertaa kuin on tarpeen.


Budjetti

Yleistä

Jos ohjelmalla halutaan tulostaa tilinpäätösten budjettivertailuja, on tilikauden budjettia varten luotava oma tilikausitietokanta. Siihen kirjataan budjetin luvut, yleensä tuloslaskelman tilien budjetoidut summat. Budjetin lukujen kirjaamiseksi ohjelma tarjoaa monia eri vaihtoehtoja.

Budjetin alustaminen

Alusta budjetti perustamalla sille oma tilikausitietokanta ja määrittämällä siihen yrityksen nimi, tilikauden nimi ja oletustilirungon nimi sekä tilikartta. Tämä tapahtuu joko kopioimalla varsinaisen tilikauden tietokanta tai perustamalla alusta asti samanlainen tietokanta kuin varsinaisella tilikaudella on.

Budjetin alustaminen kopioimalla

Budjetin alustaminen perustamalla alusta asti

Budjetin kirjaaminen

Vuosibudjetti


Budjetin alustaminen kopioimalla

* Perusta varsinainen tilikausi siihen asti, että puuttuu vain tilinavaus ja päiväkirjojen kirjaaminen.

* Poistu Asteri Kirjanpidosta.

* Kopioi DOS-kehotteessa, Tiedostonhallinta-ohjelmalla tai vastaavalla työkalulla varsinainen tilikausi budjetiksi, esim. kopioi uy96.wkp uy96bd.wkp:ksi.

* Käynnistä Asteri Kirjanpito.

* Valitse ko. yritys ja paina Siirry yritykseen.

* Yrityksen tilikaudet -ikkunassa paina Kirjaa tilikautta

* Tilikauden päiväkirjat -ikkunassa paina Ohita

* Valitse Työvaihe|Omien tietojen määritys

* Kirjoita tilikauden nimeksi esim. budjetti 1996 tai  bd 1.4.1996 - 31.1997.

* Paina OK.

Budjetin tietokanta on nyt alustettu. Budjetin luvut kirjataan joko kuten tilinavaus tai omaksi päiväkirjaksi. Jatka tästä tilanteesta sen mukaan kuin on tarve esimerkiksi valitsemalla Työvaihe|Tilinavaus tai Työvaihe|Päiväkirjan kirjaus tms.


Budjetin alustaminen alusta asti perustamalla

* Yrityksen tilikaudet -ikkunassa paina Luo uusi tilikausi

* Yrityksen nimi lienee oikein. Syötä tilikauden nimeksi esim. budjetti 1996 tai bd 1.4.1996 - 31.1997. Paina OK.

* Syötä perustettavan tilikausitietokannan nimi. Jos varsinainen tilikausi on esim. uy96.wkp, budjettitietokannan nimeksi sopii esim. uy96bd.wkp. Paina OK

* Jos olet jo perustanut varsinaisen tilikauden, Lue tilirungon valinnan ohjeet. Paina OK. Valitse budjettiin sama oletustilirunko kuin varsinaiseen tilikauteen. Paina OK. Tilirunkoa ei tarvinne muokata,  joten valitse Jatka!. Hyväksy, kun ohjelma ehdottaa tallentavansa tilinpäätösrungon.

* Valitse tilikartta toisesta tilikaudesta. Paina OK. Valitse tilikartta otettavaksi varsinaisen tilikauden tietokannasta, esim. uy96.wkp:stä. Paina OK. Tilikarttaa ei tarvinne muokata, joten valitse Jatka! Jos et ole perustanut varsinaista tilikautta,

* Lue tilirungon valinnan ohjeet. Paina OK. Valitse budjettiin sopiva mallitilirunko. Paina OK. Muokkaa tilirunkoa, jos tarpeen. Valitse Jatka!. Hyväksy, kun ohjelma ehdottaa tallentavansa tilirungon. Valitse tilikartta mallitilikartasta. Paina OK. Valitse tilikartta kopioitavaksi sopivasta mallitilikartasta. Paina OK. Muokkaa tilikarttaa, jos tarpeen. Valitse Jatka!

Budjetin tietokanta on nyt alustettu. Budjetin luvut kirjataan esimerkiksi valitsemalla tilinavaus edellisestä tilikaudesta (DOS, tase), tilinavaus edellisestä tilikaudesta (Win, tase), tilinavaus manuaalisesti tilikarttaan tai tilinavaus manuaalisesti päiväkirjaksi.


Budjetin lukujen kirjaaminen

Vuosibudjetin luvut syötetään joko suoraan tilikarttaan tilinavaussaldoiksi tai ensimmäiseen (ja ainoaan!?) päiväkirjaan vienneiksi. Kummassakin tapauksessa budjetoinnin perustaksi voidaan haluttaessa lukea edellisen tilikauden toteutuneet luvut.

Kuukausittaista budjettia varten voidaan luoda riittävä määrä uusia päiväkirjoja ja kirjata niihin budjetoidut summat. Haluttaessa ohjelma jakaa päiväkirjaksi kirjatun vuosibudjetin kuukausittaisiksi budjeteiksi, minkä jälkeen voidaan päiväkirjoihin tarvittaessa näppäillä sopivaa kausivaihtelua.

Tarkemmat ohjeet budjetin lukujen syöttämisestä tilikarttaan tilinavaussaldoiksi. Jos luet saldoja automaattisesti edellisestä tilikaudesta, valitse sopiva tiliväli, esim. budjetoidessasi vain tuloslaskelman tilit valitse Tilistä 3000 tiliin 9999.


Vuosibudjetti

Vuosibudjetin voit jakaa kuukausille esimerkiksi seuraavasti:

* Luo ensimmäinen päiväkirja, esim. nimelle tammikuu 1996.

* Tarvittaessa lue budjetin pohjaksi edellisen tilikauden tuloslaskelman tilien saldot toiminnolla Tiedosto|Päiväkirja saldoista. Valitse esim. Tilistä 3000 tiliin 9999.

* Muokkaa vuosibudjetti halutunlaiseksi.

* Valitse Tiedosto|Jaa kuukausibudjeteiksi. Valitse, montako päiväkirjaa haluat ohjelman luovan ja millä luvulla vuosibudjetin markkamäärät jaetaan. Lopuksi tarkista ja korjaa perustettavien päiväkirjojen nimet sopiviksi. Paina  K.

* Kun ohjelma on luonut kuukausittaiset budjetit, voit  halutessasi lisätä päiväkirjoihin kausivaihtelua. Toiminnolla  Tiedosto|Avaa päiväkirja pääset vapaasti muokkaamaan haluamaasi kuukausibudjettia.


Kustannuspaikkaerittelyä käytetään, kun halutaan tarkastella yrityksen eri osia ja verrata niitä keskenään. Kustannuspaikkoja voivat olla esimerkiksi yrityksen eri toimipisteet, osastot, hankkeet tai työntekijät taikka urheiluseuran eri urheilulajit, jaostot tms.


Kustannuspaikkojen perustaminen

Ohjelman kannalta katsottuna kustannuspaikkoja ei perusteta mitenkään, niille vain ryhdytään kirjaamaan tositteita. Käyttäjän kannattaa kuitenkin etukäteen miettiä, mitä kustannuspaikkoja tarvitsee ja millaisia tunnuksia kirjatessa käyttää.

Kustannuspaikan tunnus on enintään kuuden (6) merkin pituinen ja voi sisältää kirjaimia ja/tai numeroita. Yksinkertaisimmillaan tunnus voi olla vaikkapa toimipisteen, osaston, hankkeen tms. numero, esim. 1, 2,

Tarvittaessa sama tositerivi voi kuulua useaan eri kustannuspaikkaan.

Esimerkki:

Yrityksen osasto AB on osallistunut hankkeeseen 12, jolloin tunnus on AB12. Osaston BC toiminta hankkeessa 23 taas kuvataan tunnuksella BC23

Kustannuspaikkaerittelyä tehtäessä ohjelma kysyy, mitä osaa Kustannuspaikka-sarakkeesta se vertailee.

Esimerkki:

Jos em. esimerkissä halutaan eritellä kukin hanke eri kustannuspaikkaan, valitaan alkaen  merkistä 2 merkin pituudelta. Jos em. esimerkissä halutaan eritellä kukin osasto eri kustannuspaikkaan, valitaan alkaen 1. Merkistä 2 merkin pituudelta. Jos em. esimerkissä halutaan eritellä kunkin osaston osuus kussakin hankkeessa, valitaan vertailtavaksi koko Kustannuspaikka-sarake, eli esim.  alkaen 1. merkistä 6 merkin pituudelta.


Tosite kohdistetaan kustannuspaikalle kirjaamalla tositerivin Kustannuspaikka-sarakkeeseen kustannuspaikan tunnus. Monirivisen tositteen tapauksessa eri tositerivit voivat kuulua samaan tai eri kustannuspaikkaan. Samassa päiväkirjassa voi olla tositerivejä, jotka kuuluvat kustannuspaikkoihin ja tositerivejä, joissa kustannuspaikkatunnusta ei ole.


Kustannuspaikkaerittely ajetaan tarpeen vaatimin väliajoin, esimerkiksi kuukausittain, neljännesvuosittain tai tilikausittain. Ohjelma käsittelee joka kerralla uudelleen koko jakson tilikauden alusta lukien, tutkii, mitä kustannuspaikkoja on käytetty ja poimii kunkin kustannuspaikan tapahtumat omiksi tilikausitietokannoikseen. Toiminnon suoritus kestää yleensä useita minuutteja; sitä kauemmin mitä enemmän päiväkirjoja ja kustannuspaikkoja on käsiteltävänä.

Aja kustannuspaikkaerittely näin:

* Valitse Tiedosto|Kustannuspaikkaerittely

* Määritä, mitä osaa Kustannuspaikka-sarakkeesta ohjelma vertaa

* Ohjelma tutkii, onko erittelyä tehty aiemmin. Vastaa  ohjelman asettamiin kysymyksiin.

* Odota, kunnes ohjelma on eritellyt kustannuspaikat.


Kustannuspaikkaerittelyn tulosteet

Kustannuspaikkaerittely-toiminnossa ohjelma luo kutakin kustannuspaikkaa varten oman tilikausitietokannan, poimii sinne asiaankuuluvat tositteet ja tekee kustannuspaikkakohtaiset ALV-oikaisut ja -kirjaukset.

Kustannuspaikkojen tietokannat ohjelma nimeää lisäämällä koko yrityksen tietokannan nimen perään kustannuspaikan tunnuksen. Yrityksen omiin tietoihin ohjelma kirjoittaa tilikaudeksi kp:<kustannuspaikan tunnus> / <koko yrityksen tilikausi >.

Esim.:	Yrityksen kustannuspaikat AB12, BC23 jne.

- Jos verrataan koko Kustannuspaikka-saraketta, saadaan

Kust.p.	Tietokanta	Tilikausi

koko yritys	uy96.wkp	1.4.1996 - 31.1997

AB12	uy96ab12.wkp	kp:AB12/1.4.1996 - 31.1997

BC23	uy96bc2wkp	kp:BC23/1.4.1996 - 31.1997

- Jos verrataan alkaen  merkistä 2 merkin pituudelta, saadaan

Kust.p.	Tietokanta	Tilikausi

koko yritys	uy96.wkp	1.4.1996 - 31.1997

..12..	uy9612.wkp	kp:12 / 1.4.1996 - 31.1997

..2.	uy962wkp	kp:23 / 1.4.1996 - 31.1997

- Jos verrataan alkaen 1. merkistä 2 merkin pituudelta,  saadaan

Kust.p.	Tietokanta	Tilikausi

koko yritys	uy96.wkp	1.4.1996 - 31.1997

AB..	uy96ab.wkp	kp:AB / 1.4.1996 - 31.1997

BC..	uy96bc.wkp	kp:BC / 1.4.1996 - 31.1997

Kunkin kustannuspaikan aineistoa voidaan käsitellä aivan kuin se olisi kokonaisen yrityksen erikseen kirjattu tilikausi. Siitä saadaan kaikki samat tulosteet kuin koko yrityksestä, esimerkiksi:

- kustannuspaikkakohtaisena

- päiväkirja

- vuoden päiväkirja

- pääkirja

- ALV-laskelmat

- haluttujen tilien erittely valitulta jaksolta

- tuloslaskelma ja tase

Usein tärkein kustannuspaikkaerittelyn tuloste on tuloslaskelma ja tase, jossa on koko yritys ja/tai kustannuspaikkoja rinnakkain. Kun kustannuspaikkaerittely on tehty, tämä tulostetaan Tulosta|Tilinpäätösvertailu -toiminnolla


Saldoreskontra

Saldoreskontra-toiminnon periaate

Saldoreskontra-toiminnon avulla voidaan tarkastella jonkin kirjanpidon tilin tapahtumia, esimerkiksi myyntisaamisia, ostovelkoja tai joissain tapauksissa kalustoa. Toiminnon avulla voidaan esimerkiksi seurata, mistä myyntisaamisista on jo saatu suoritus ja onko se ollut oikeansuuruinen. Reskontrasta saadaan tulosteena avoimien laskujen luettelo, jota voidaan käyttää yksinkertaisena myynti- tai ostoreskontran korvikkeena. Avoimien laskujen luetteloa voidaan käyttää myös tilinpäätöksen tase-erittelynä myyntisaamisista tai ostoveloista.

Saldoreskontraa voidaan päivittää esimerkiksi kuukausittain ottaen alkavaksi reskontraksi edelliseltä kuulta talletettu reskontratiedosto. Päivitysjakson voi kuitenkin valita täysin vapaasti ja päivittää esimerkiksi koko tilikaudelta kerrallaan.

Tositteiden kirjaaminen saldoreskontraa ajatellen

Saldoreskontraa ajatellen riittää, että tositteet kirjataan oikeille tileilleen. Jos halutaan tarkastella esimerkiksi myyntisaamisia asiakkaittain ja/tai laskuittain taikka ostovelkoja tavarantoimittajittain ja/tai laskuittain, täytyy Laskunnumero-sarakkeeseen syöttää asiakkaan, tavarantoimittajan ja/tai laskun tunniste.

Laskunnumero-sarakkeeseen kirjataan enintään kahdeksan (8) merkin pituinen tunnus. Saldoreskontraa päivittäessään ohjelma osaa tarvittaessa verrata tunnusta osina.

Esimerkki 1 Haluat seurata ostovelkoja laskuittain.

Esimerkki 2 Haluat seurata myyntisaamisia laskuittain ja asiakkaittain.

Jos syötät laskut toispuoleisina kirjauksina, pidä huoli, että laskun, asiakkaan ja/tai tavarantoimittajan tunnus on niillä riveillä, joissa käsitellään saldoreskontralla tarkasteltavia tilejä.

Saldoreskontran päivittäminen

Saldoreskontra päivitetään toiminnoilla Tiedosto|Päivitä myyntireskontra ja Tiedosto|Päivitä ostoreskontra. Valintaikkunaan määritellään seuraavat asiat:

alkava saldotiedosto

päivitysjakso

tarkasteltava tili

mistä merkeistä

Painaessasi OK ohjelma ryhtyy päivittämään saldoreskontraa. Se näyttää ruudulla ensin alkavan listan, jos alkava reskontratiedosto on määritelty. Sitten ohjelma lisää luetteloon uudet viennit valitulta jaksolta ja näyttää ruudulla lisäytyneen listan. Päivitysajossa ohjelma kohdistaa toisiinsa yhteensopivat laskut ja suoritukset ja laskee kussakin tapauksessa avoimen saldon. Päättävään listaan jäävät ne laskut, joiden saldoksi ei tullut nolla. Lopuksi voit tallettaa päättävän listan. Anna esimerkiksi tammikuun päättävälle myyntireskontralle nimeksi tammi96.wrm ja ostoreskontralle tammi96.wro.

Saldoreskontran muokkaus

Halutessasi voit vapaasti muokata ohjelman tarjoamia saldoreskontran listoja ja tallettaa niitä haluamallasi nimellä missä vaiheessa tahansa.

Alkava lista, lisäytynyt lista ja päättävä lista tarjoavat toiminnot:

- Muokkaa|Lisää, jolla voit lisätä listaan uuden rivin

- Muokkaa|Poista, jolla voit poistaa listasta rivin

Lisäksi voit muokata vapaasti rivien tekstejä, summia jne.

Tarvittaessa voit tallettaa muokatun listan toiminnolla Tiedosto|Tallenna.

Ohjelman suorittama päivitysajo perustuu aina ruudussa näkyvään lisäytyneeseen listaan. Toisin sanoen jos olet muokannut alkavaa tai lisäytynyttä listaa, päivitysajo perustuu muokattuun tilanteeseen.

Huomaa, että saldoreskontran listoihin tekemäsi muutokset eivät talletu, ellet talleta listoja toiminolla Tiedosto|Tallenna. Huomaa myös, että saldoreskontraan tehdyt muutokset eivät vaikuta kirjaamiisi päiväkirjoihin, vaan tarvittaessa jotkin kirjaukset on paras tehdä ensin suoraan päiväkirjoihin ja ajaa saldoreskontra vasta sitten.


Jätä tämä kohta tyhjäksi, jos et ole aiemmin ajanut saldoreskontraa ko. yrityksestä. Muussa tapauksessa kirjoita pohjaksi haluamasi tiedoston nimi, esimerkiksi tammi96.wrm, tai koko tiedoston polku, esimerkiksi c:\winkp\firma\tammi96.wrm. Jos et muista aiemmin tallettamiesi reskontratiedostojen nimiä, paina Selaa, jolloin pääset etsimään niitä  iedostonvalintaikkunasta.


Valitse päiväkirjat, joista haluat poimia vientejä saldo-reskontraan. Usein reskontraa päivitetään kuukausittain, jolloin valitset esimerkiksi Kuusta = helmikuu, Kuuhun = helmikuu. Jakso on kuitenkin vapaasti valittavissa, joten voit ajaa vaikka koko vuoden kerrallaan, esimerkiksi Kuusta = tammikuu, Kuuhun = joulukuu.


Syötä tahän kohtaan tarkasteltavan tilin numero. Yleensä tarkastellaan myyntisaamisia, esimerkiksi 1500, tai lyhytaikaisia ostovelkoja, esimerkiksi 2430.


Tässä kohdassa ilmoita, mitä osaa Laskunnumero-kentästä ohjelman tulisi verrata kohdistaessaan laskuja ja suorituksia toisiinsa.


Kirjaa Laskunnumero-sarakkeeseen laskun numero. Se voi olla todellinen laskunnumero tai kirjanpidon sisäinen laskunnumero. Kun kirjaat saman laskunnumeron aina, kun ko. lasku esiintyy kirjanpidossa, ohjelma osaa yhdistää laskun ja suorituksen toisiinsa.


Varaa Laskunnumero-sarakkeen neljä ensimmäistä merkkiä asiakkaalle, esim. ABCD, ATSF, KSKO, ja neljä seuraavaa merkkiä laskunnumerolle, esim. 1234, 5342 Kun olet myynyt Atsoftille jotain ja kirjoittanut  siitä laskun numero 5342, laskunnumero on siis esim. ATSF5342.


Tilinpäätösvertailu

Yleistä

Välitilinpäätöksiä ja tilinpäätöstä varten voidaan tarvita tulosteina mm.

- tuloslaskelma ja tase

- tuloslaskelma- ja tase-erittelyt (pitkä tuloslaskelma ja tase)

- tuloslaskelma ja tase kaksi (2) kautta rinnan

Joissakin yrityksissä voidaan tarvita monipuolisempia vertailuja, esimerkiksi

- tuloslaskelma ja tase kuluvalta kaudelta, rinnalla budjetti

- eri kuukausien tuloslaskelmat rinnakkain

- eri tilikausien tuloslaskelmat ja taseet rinnakkain Vertailuaineistot edellisistä tilikausista

- eri kustannuspaikkojen tuloslaskelmat rinnakkain

- edellämainittujen lukujen vertailua, esim. erotuksia ja prosenttilaskua

Ohjelma tarjoaa kaksi valmista toimintoa:

Tulosta|Tuloslaskelma ja tase, jolla tulostetaan tuloslaskelma tilikauden alusta lukien ja senhetkinen tase

Tulosta|Johdon raportti, jolla tulostetaan kuluvan tilikauden eri kuukausien tuloslaskelmat ja taseet rinnakkain tuhannen markan tarkkuudella.

Kaikki muut tilinpäätöstulosteet tehdään Tilinpäätösvertailu-toiminnolla. Sillä voidaan tulostaa monipuolisia tuloslaskelma- ja tasevertailuja, enintään viisi (5) kautta ja kolme (3) laskentaa rinnakkain. Kausiksi voidaan valita haluttu jakso kirjattavasta tilikaudesta, edellisestä tai muusta tilikaudesta, budjetista tai eri kustannuspaikoista. Laskennoiksi voidaan valita kahden kauden erotus, kausi prosentteina toisesta kaudesta tai kauden luvut prosentteina liikevaihdosta. Tulostus voidaan määritellä normaalissa lyhyessä muodossa tai tileittäin eriteltynä pitkässä muodossa.

Tilinpäätösvertailujen määritteleminen

Toiminnolla Tulosta|Tilinpäätösvertailu aukeaa tilinpäätösvertailujen valintaikkuna. Sen käyttö on esitelty seuraavassa.

RIVIT 1-8 	riveille 1-8 määritellyt asiat tulostuvat paperille (tai muualle) vasemmalta oikealle numerojärjestyksessä


ALASPUDOTUSLISTA: Kun näpäytät hiiren vasemmalla painikkeella kentän vieressä olevaa alasnuolta, ilmestyy näkyviin alasputoava luettelo. Näpäytä jotakin luettelon riviä niin se tulee valituksi.


Valitse, minkä yrityksen aineistoa haluat. Luettelo tarjoaa vain käsiteltävänä olevan yrityksen omassa alihakemistossa olevia yrityksiä. Yleensä siinä on siis vain tämä yksi yritys.


Valitse, minkä tilikauden aineistoa haluat. Esimerkiksi tässä on tarjolla

- aiempi tilikausi (1.1.-31.12.1995)

- kolme kustannuspaikkaa ed. tilikaudelta

- tämä tilikausi (1996)


Kuusta-sara ja Valitse, miltä jaksolta ko. tilikautta tarkastellaan, Kuuhun-sara esim.

- koko tilikausi: Kuusta = tilinavaus, Kuuhun = joulukuu

- pelkkä joulukuu: Kuusta = joulukuu, Kuuhun = joulukuu


Tuloslaskelman otsikoksi voit kirjoittaa vapaamuotoisen tekstin, yleensä esim. ko. ajanjakson, vaikkapa 1.1. - 31.12.1996


Taseen otsikoksi voit kirjoittaa vapaamuotoisen tekstin, yleensä esim. ko. ajanhetken, vaikkapa 31.12.1996


Valitse haluamasi laskennan tyyppi,

- kahden kauden erotus (A - B)

- jokin kausi prosentteina jostakin toisesta

- jokin kausi prosentteina liikevaihdosta


Kausi A ja	Kirjoita tähän jokin luvuista 1-7, sen mukaan

Kausi B	mihin edelläolevista kausista tai laskennoista haluat viitata


Kauden luvut ovat tulosteessa yhtenä sarakkeena, jolloin kausia ja laskentoja mahtuu paperille jopa kahdeksan (8) rinnakkain


Kauden luvut ovat tulosteessa kirjanpitoasetuksen mukaisesti sisennettynä kahteen tai useampaan sarakkeeseen


Tilinpäätös

Yleistä

Avustavat tilinpäätösviennit kirjataan joko viimeisen päiväkirjan loppuun tai erilliseksi viimeiseksi päiväkirjaksi.

Tasekirjaa varten tulostetaan

- tuloslaskelma ja tase kaksi kautta rinnan

- tuloslaskelma ja tase tileittäin eriteltynä

- tase-erittelyt

Tuloslaskelma ja tase kaksi kautta rinnan

Vertailuaineistot edellisistä tilikausista

Tuloslaskelma ja tase kaksi kautta rinnan tulostetaan Päiväkirja-ikkunan Tulosta|Tilinpäätösvertailu -toiminnolla.

Tilinpäätösvertailu-ikkunassa valitse ensimmäiselle riville yrityksen nimi, tilikauden nimi, Kuusta = tilinavaus, Kuuhun = viimeinen kuukausi tai tilinpäätöspäiväkirja, tuloslaskelman otsikko ja taseen otsikko.

Toiselle riville valitse yrityksen nimi, edellisen tilikauden nimi, Kuusta = tilinavaus, Kuuhun = viimeinen kuukausi tai tilinpäätöspäiväkirja, tuloslaskelman otsikko ja taseen otsikko.

Ohjaa tulostus paperille lyhyessä muodossa esimerkiksi seuraavasti:

Tuloslaskelma ja tase tileittäin eriteltynä

Vertailuaineistot edellisistä tilikausista

Tuloslaskelma ja tase tileittäin eriteltynä tulostetaan Päiväkirja-ikkunan Tulosta|Tilinpäätösvertailu -toiminnolla.

Tilinpäätösvertailu-ikkunassa valitse ensimmäiselle riville yrityksen nimi, tilikauden nimi, Kuusta = tilinavaus, Kuuhun = viimeinen kuukausi tai tilinpäätöspäiväkirja, tuloslaskelman otsikko ja taseen otsikko.

Ohjaa tulostus paperille tileittäin eriteltynä esimerkiksi seuraavasti.


Tase-erittelyt

Tase-erittelyjä tarvitaan esimerkiksi kalustosta, ostoveloista ja myyntisaamisista.

Ostovelkojen ja myyntisaamisten tase-erittelystä näkyy avoimet laskut. Tällainen tuloste saadaan saldoreskontra-toiminnosta tai erillisistä myyntireskontra- ja ostoreskontraohjelmista.

Kaluston tase-erittelyiksi riittää yleensä tilin tapahtumien luettelo koko tilikaudelta. Tämä tulostetaan Debettili- ja Kredittili-ikkunoiden toiminnolla Tapahtumat|Valitulta jaksolta. Määrittele valintaikkunassa kalustotilin numero, Kuusta = tilinavaus, Kuuhun = viimeinen päiväkirja ja ohjaa tulostus paperille.


Ohjelman lopetus

Ohjelma suljetaan valitsemalla Tiedosto|Lopeta.


Ohjelmaversio

Ohje|Tietoja Asteri Kirjanpidosta -valinnalla saadaan näkyviin ikkuna, jossa on mainittu ohjelmaversion päivämäärä ja Atsoftin yhteystiedot. Nämä ovat tärkeitä tietoja esimerkiksi kun tarvitset neuvontaa ohjelman käytössä.


Tilikauden vaihtaminen

Kun haluat lopettaa tilikauden käsittelyn tältä erää ja siirtyä saman yrityksen toiseen tilikauteen tai saman tilikauden toiseen kustannuspaikkaan taikka perustaa samalle yritykselle uuden tilikauden, valitse Yritys|Vaihda tilikausi.


Yrityksen vaihtaminen

Kun haluat tältä erää lopettaa yrityksen käsittelyn ja siirtyä käsittelemään tai perustamaan toista yritystä, valitse Yritys|Vaihda yritys.


 Kirjoitinasetukset

Tiedosto|Aseta kirjoitin -valinnalla voit määritellä kirjoittimen tyypin, tulostussuunnan jne. eli tehdä samoja asioita kuin Windows-järjestelmän Ohjauspaneelin (Control Panel) Kirjoittimet (Printers) kohdassa Printer Setup.

Huom! Tilinpäätösvertailujen tulostuksessa ohjelma määrittää itse sopivimman tulostussuunnan, eikä välitä tässä määritellystä tulostussuunnasta. Myös kirjasinkoon ohjelma määrää automaattisesti. Jos haluat muokata tulosteen ulkoasua vapaammin, tulosta leikepöydälle ja liitä aineisto sieltä esim. tekstinkäsittelyohjelmaan.

Tulostus ei onnistu: Tarkista seuraavat kirjoittimen perusasetukset:

- Saako kirjoitin sähkövirtaa?

- Onko kirjoitin liitetty tietokoneeseen?

- Onko johto kunnolla kiinni molemmista päistä?

- Käynnistä Windowsin Ohjauspaneelin (Control Panel) Kirjoittimet (Printers) -ohjelma.

Onko valittu oikea kirjoitinohjain oletuskirjoittimeksi?

Onko oletuskirjoitin liitetty oikeaan porttiin (esim. LPT1)?

Eihän mikään muu kirjoitin varaa koko kyseistä porttia?

-Käynnistä Windowsin ohjauspaneelin (Control Panel) Fontit (Fonts) -ohjelma. Paina TrueType -painiketta.

Varmista, että kohta TrueType-fontit käytössä (Enable TrueType Fonts) on rastitettu.


Tekstin lihavointi

Muokkaa|Lihavoi/Poista lihavointi -valinnalla voit vaihdella taulukossa näkyvää tekstiä lihavoidun ja lihavoimattoman välillä.


Tallentaminen DOS-muotoon

Tiedosto|Tallenna DOS-tilikartaksi -valinnalla voit tallentaa tilikartan .tka-tarkenteiseksi peräkkäistiedostoksi muotoon, joka on yhteensopiva Asteri Kirjanpidon DOS-version kanssa.

Tiedosto|Tallenna DOS-saldoiksi -valinnalla voit tallentaa tilien loppusaldot .sld-tarkenteiseksi peräkkäistiedostoksi muotoon, joka on yhteensopiva Asteri Kirjanpidon DOS-version kanssa.


Tilin etsiminen

Muokkaa|Etsi tili -valinnalla voit etsiä tilikartasta haluamasi tilin.


Tilin tapahtumat

Tapahtumat|Tältä kuukaudelta -valinnalla saat luettelon ko. tilille kuukauden aikana kirjatuista tapahtumista kumulaatiivisine saldoineen omaan ikkunaan. Kaksoisnäpäyttämällä siirryt kätevästi päiväkirjaan valitsemasi tositteen kohdalle.

Tapahtumat|Valitulta jaksolta -valinnalla voit tulostaa valittujen tilien tapahtumat valitulta jaksolta.


Toiminta virhetilanteissa

Ohjelmasta tulevat virheilmoitukset

Jos kohtaat tällaisen virhetilanteen, toimi seuraavasti:

1) Sulje kirjanpito-ohjelma ja käynnistä se uudelleen.

2) Jos virhe ei korjaantunut, katso virheilmoituksen tekstin perusteella ohjeet toimi niiden mukaisesti.

3) Jos ei ole ohjetta ko. virhetilanteen varalle tai jos virhe ei muuten korjaantunut, ota yhteys Atsoftiin.

Windows-järjestelmältä tulevat virheilmoitukset

Teksti voi vaihdella, mutta yleensä siitä löytyy sana sovellusvirhe (Application Error) tai suojausvirhe (General Protection Fault).

Jos kohtaat tällaisen virheen, kokeile tässä järjestyksessä:

1) Painele Sulje, kunnes virheilmoituksia ei enää tule. Sulje koko Windows ja käynnistä se uudelleen.

2) Jos ei auta, paina CTRL+ALT+DEL tai RESET-nappulaa tai sammuta koneesta virrat ja käynnistä uudelleen

3) Jos ei auta, vika lienee Windowsin asetuksissa


Ohjelman virheilmoitukset

Couldn't lock ... TAI ... lock count exceeded ...

Couldn't open file '...'

File not found/Path not found

Invalid property value

Subscript out ot range

JÄRJESTELMÄVIRHEIDEN SYITÄ

Jos kohtaat sovellusvirheen (Application Error) tai suojausvirheen (General Protection Fault), joka ei poistu Windowsin tai koko koneen uudelleenkäynnistämisen jälkeenkään, syynä voi olla esimerkiksi

- virheellinen share-asetus: Tarkista ja korjaa share-asetus

- väärä tai liian vanha kirjoitinohjain: Asenna kirjoitinohjain uudelleen levyiltä, jotka olet saanut mukaan kirjoitinta ostaessasi. Jos tämä ei auta, tilaa kirjoitinmerkin edustajalta uusimmat ohjaimet. Erityisesti Canonin kirjoittimien vanhempien ohjainten kanssa on esiintynyt tätä ongelmaa. Kirjoittimesta


Koneesi share-asetuksessa on  virhe. Tarkista ja korjaa share-asetus


Tarkoittaa, että ohjelma ei voi avata jotain tiedostoa. Syynä voi olla, että

- Kaksi kirjanpito-ohjelmaa (samalla koneella tai verkon eri koneilta käsin) yrittää käyttää samaa tilikausitietokantaa. Kirjatkoon yksi kerrallaan yhtä tilikautta!

- Koneesi share-asetuksessa on virhe. Tarkista ja korjaa share-asetus


Ohjelma ei löydä jotakin tiedostoa tai polkua. Syynä voi olla esimerkiksi, että tilikauden oletustilirungon nimi tai polkumääritys on väärin. Tarkista ja korjaa se valitsemalla Työvaihe|Omien tietojen määritys ja syöttämällä oletustilirungoksi oikea nimi, esim. c:\winkp\firma\fi96.wtr


Tarkoittaa, että ohjelma yrittää asettaa jollekin muuttujalle arvoa, joka ei ole sallittu. Yleensä tämä tulee paperitulostuksen yhteydessä, kun kirjoitin ei tunnista ohjelman käyttämää kirjasintyyppiä Times New Roman. Tällöin toimi seuraavasti:

- käynnistä Windowsin Ohjauspaneeli (Control Panel); löytyy ohjelmaryhmästä Varusohjelmat (Main)

- käynnistä ohjelma Fontit (Fonts)

- Paina TrueType-painiketta

- Ruksaa TrueType -fontit käytössä (Enable TrueType Fonts)


Tämä tulee yleensä tuloslaskelman ja taseen tulostamisen yhteydessä, kun tilinpäätösrungon koodauksessa on jokin virhe, esimerkiksi virheellinen määrä tähtiä (*) jonkin otsikkotekstin alussa. Korjaa tilinpäätösrungon koodaus ohjeen avulla ja katsoen esimerkkiä jostakin ohjelman mukana toimitetusta mallitilirungosta.


Kirjasintyypin ja -koon määritys

Paperitulosteisiin voit valita minkä tahansa kirjasintyypin ja -koon, mitä kirjoittimesi tukee.

Kirjasinkoko määritetään kunkin ikkunan Tiedosto- tai Tulosta-valikossa sijaitsevalla Aseta kirjasintyyppi -toiminnolla, jonka alavalikot ovat seuraavat:

- Otsikot vaikuttaa kaikkien tulosteiden yläosan otsikkoteksteihin.

- Normaaliteksti vaikuttaa useimpien tulosteiden varsinaiseen tulosteosaan.

- Pikkuteksti vaikuttaa mm. pääkirjan saldoluetteloon ja eräisiin ALV-tulosteisiin.

- Tuloslaskelma ja tase -valinnalla voit muuttaa ohjelman muuten pakosti määrittämää tekstikokoa tilinpäätösvertailuissa.

Edellämainittujen asetusten lisäksi ohjelma vaikuttaa myös automaattisesti kirjasinkokoon tulostaessaan tuoterivejä ja tilinpäätöksiä.

Päiväkirjan, pääkirjan ja vastaavien tuoterivejä sisältävien tulosteiden kirjasinkoko riippuu siitä, miten sarakkeet on aseteltu ruudulla Päiväkirja-ikkunassa. Mitä leveämpiä sarakkeet ovat, sitä pienemmäksi ohjelma valitsee kirjasinkoon. Vastaavasti, jos asettelet sarakkeet kapeiksi tai joitakin sarakkeita kokonaan pois näkyvistä, kirjasinkoko paperilla tulee suureksi.

Tilinpäätösvertailuja tulostaessaan ohjelma automaattisesti asettaa paperin pysty- tai vaakasuuntaan ja valitsee sopivaksi arvioimansa tekstikoon. Jos haluat muuttaa ohjelman määräämää tekstikokoa, valitse Aseta kirjasintyyppi|Tuloslaskelma ja tase.


Graafiset esitykset

Tulostaessaan johdon raporttia tai tilinpäätösvertailujaohjelma tekee automaattisesti graafiset kuvaajat kyseessä olevien jaksojen liikevaihdosta ja tuloksesta. Kuvaajat syntyvät omiin ikkunoihinsa, jossa niitä voi edelleen muokata, tulostaa jne.

Kuvaajan ulkonäön muokkaaminen

Liikevaihdon ja tuloksen muuttuminen esitetään automaattisesti kolmiulotteisina pylväinä. Kuvaajan ulkonäköä voi muuttaa valinnalla Määritä|Ulkonäkö.

Kuvaajan tyypiksi voit valita kolmiulotteiset pylväät, kaksiulotteiset pylväät tai viivadiagrammin.

Kuvaajan otsikon, pystytekstin ja vaakatekstin voit vapaasti määrittää.

Pystyakselin vaihteluvälin voit halutessasi muuttaa, samoin kuin määrittää, haluatko apuviivat.

Kuvaajan tulostaminen

Kuvaaja tulostetaan paperille toiminnolla Tiedosto|Tulosta. Kuvaajan koko paperilla määräytyy sen mukaan, miten suurena ikkuna on ruudulla. Siis suurentamalla ikkunan kokoa ruudulla saat paperitulosteen koon suurenemaan.

Kuvaajan siirtäminen muihin ohjelmiin (esim. tekstinkäsittelyyn)

Kuvaaja siirretään leikepöydälle toiminnolla Tiedosto|Leikepöydälle. Sieltä sen voi liittää muuhun Windows-ohjelmaan, esim. tekstinkäsittelyyn ko. ohjelman liittämistoiminnolla (yleensä Muokkaa|Liitä tai Edit|Paste).


ALV-vuosi-ilmoitus

Alv-vuosi-ilmoitus tulostetaan valinnalla ALV|Vuosi-ilmoitus. Kalenterivuoden aikana saattaa olla ollut kahta eri tilikautta, joten ohjelma kysyy, minkä tilikausien mistä päiväkirjoista yhteenveto tehdään.


Tositetarrat

Tositetarrat tulostetaan Päiväkirja-ikkunan valinnalla Tulosta|Tositetarrat.

Tulostamista varten tarvitset A4-kokoisia tarra-arkkeja. Ohjelma kysyy, montako tarraa arkilla on rinnakkain ja allekkain. Samoin voit määritellä mahdolliset ylä-, ala- ja sivumarginaalit.

Tositetarroissa ohjelma käyttää sitä kirjasintyyppiä, jonka olet määritellyt kohdassa Tulosta|Aseta kirjasintyyppi|Pikkuteksti.